9 petua menjimatkan masa semasa memformat dokumen dalam Microsoft Word

Bagi kebanyakan orang, Microsoft Word ialah alat yang digunakan untuk mencipta dokumen profesional, tetapi pemformatan boleh memakan masa. Nasib baik, beberapa petua mudah boleh memudahkan aliran kerja anda, membantu anda membuat dokumen yang digilap dan menarik secara visual dalam beberapa minit sahaja.

Jadual Kandungan

• 1. Gunakan pintasan penting
• 2. Gunakan templat Word
• 3. Laksanakan pemformatan yang konsisten dengan Gaya
• 4. Sesuaikan Bar Alat Akses Pantas
• 5. Navigasi menggunakan anak tetingkap Navigasi
• 6. Gunakan pemformatan kepada berbilang bahagian menggunakan Pelukis Format
• 7. Sesuaikan ciri AutoCorrect
• 8. Guna semula kandungan dengan Bahagian Pantas
• 9. Ubah suai pemformatan menggunakan Pemformatan Reveal

1. Gunakan pintasan penting

Dengan meletakkan jari anda pada kekunci, anda boleh menggunakan perubahan pemformatan pantas dan kekal fokus pada penulisan - tidak lagi meraba-raba dengan tetikus dan terganggu.

Contohnya, untuk teks tebal, hanya tekan Ctrl + B . Begitu juga, untuk mencondongkan, gunakan Ctrl + I dan untuk menggaris, tekan Ctrl + U . Pintasan pemformatan asas ini hanyalah sebahagian daripada helah penjimatan masa dalam Word.

Anda boleh menjajarkan teks dengan cepat ke kiri, tengah atau kanan menggunakan Ctrl + L, Ctrl + E dan Ctrl + R . Tekan Ctrl + 2 untuk menggandakan ruang dokumen dan Ctrl + 1 untuk ruang tunggal. Pintasan ini memudahkan anda melaraskan reka letak dokumen anda.

Untuk senarai pintasan papan kekunci yang menjimatkan masa yang lebih komprehensif dalam Word, lihat artikel kami tentang pintasan papan kekunci Windows yang perlu diketahui oleh setiap pengguna Word .

2. Gunakan templat Word

Jika anda membuat banyak dokumen yang serupa, seperti laporan, invois atau surat berita, menggunakan templat Word boleh menjadi penjimat masa yang besar. Templat perkataan diformatkan terlebih dahulu dengan ruang letak untuk kandungan anda, jadi anda tidak perlu bermula dari awal setiap kali.

Word menyediakan banyak templat terbina dalam untuk jenis dokumen biasa, boleh diakses melalui menu Dokumen Baharu . Pilih templat yang paling sesuai dengan keperluan anda dan anda akan mempunyai dokumen yang direka bentuk secara profesional, diisi dengan kandungan anda sendiri sudah tentu.

Untuk lebih banyak pilihan, lihat tapak ini untuk memuat turun templat Microsoft Word . Anda akan menemui banyak templat percuma dan premium yang direka untuk industri dan tujuan yang berbeza. Gunakan templat ini untuk mencipta dokumen yang cantik dengan usaha yang minimum.

Tetapi jika anda mempunyai keperluan pemformatan khusus yang tidak dipenuhi templat sedia ada, pertimbangkan untuk membuat templat tersuai dalam Microsoft Word . Dengan menyimpan templat anda sendiri dengan gaya yang anda suka, anda boleh menggunakannya semula pada bila-bila masa yang anda perlukan.

3. Laksanakan pemformatan yang konsisten dengan Gaya

Anda harus sentiasa menggunakan Gaya dalam Word untuk menggunakan pemformatan yang konsisten di seluruh dokumen anda. Pertama, anda menentukan gaya untuk tajuk, perenggan dan elemen lain; Kemudian anda boleh melihat secara konsisten tanpa memformat setiap bahagian secara manual.

Untuk menggunakan gaya, pilih teks dan pilih gaya yang diingini daripada galeri Gaya pada tab Laman Utama . Jika anda perlu mengubah suai gaya, klik kanan padanya dan pilih Ubah suai untuk menyesuaikan fon, saiz, warna dan sifat lain. Sebarang perubahan akan mengemas kini secara automatik semua keadaan gaya itu dalam dokumen anda.

4. Sesuaikan Bar Alat Akses Pantas

Bar Alat Akses Pantas ialah ciri berguna yang membolehkan anda menyimpan arahan yang paling banyak digunakan hanya dengan satu klik sahaja. Secara lalai, bar ini termasuk perintah asas seperti Simpan, Buat asal dan Buat Semula , tetapi anda boleh menyesuaikannya dengan mudah untuk memasukkan alat pemformatan anda yang kerap digunakan.

Untuk menambah arahan pada bar alat, klik kanan pada reben dan pilih Tambah pada Bar Alat Akses Pantas . Dengan cara ini anda boleh membuat koleksi elemen pemformatan yang diperibadikan, seperti gaya kegemaran, Pelukis Format atau pilihan penjajaran teks.

Ia menjimatkan masa anda dengan menghapuskan keperluan untuk mencari melalui reben setiap kali anda ingin menggunakan format tertentu.

5. Navigasi menggunakan anak tetingkap Navigasi

Menatal melalui halaman untuk mencari bahagian tertentu boleh menjadi sangat sukar apabila bekerja dengan dokumen yang panjang. Anak tetingkap Navigasi ialah satu lagi alat berkuasa yang membantu anda menukar antara bahagian dengan cepat.

Untuk mengakses anak tetingkap Navigasi, pergi ke tab Lihat dan tandai kotak di sebelah Anak Tetingkap Navigasi . Ini akan membuka bar sisi yang menunjukkan senarai tajuk dalam dokumen anda. Klik pada mana-mana tajuk untuk menavigasi terus ke bahagian itu.

Anak tetingkap Navigasi amat berguna apabila anda perlu membuat perubahan pemformatan pada bahagian tertentu dokumen anda. Anda boleh menggunakan kemas kini pemformatan dengan cekap tanpa banyak menatal atau carian manual.

6. Gunakan pemformatan kepada berbilang bahagian menggunakan Pelukis Format

Pelukis Format ialah alat berguna yang membolehkan anda menyalin pemformatan dengan cepat dari satu bahagian dokumen dan menggunakannya pada bahagian lain. Ciri ini menjimatkan banyak masa apabila anda perlu mengekalkan pemformatan yang konsisten sepanjang kandungan anda.

Untuk menggunakan Pelukis Format, pilih teks yang pemformatannya ingin anda salin, klik ikon Pelukis Format dalam tab Laman Utama (ia kelihatan seperti berus cat), dan kemudian klik dan seret merentasi teks yang anda mahu gunakan pemformatan.

Petua : Jika anda perlu menggunakan pemformatan yang sama pada berbilang bahagian, klik dua kali ikon Pelukis Format. Ini akan memastikan alat aktif sehingga anda menekan Esc atau mengklik ikon sekali lagi.

7. Sesuaikan ciri AutoCorrect

Secara lalai, AutoCorrect membetulkan kesilapan taip dan ejaan biasa secara automatik, tetapi anda juga boleh menggunakannya untuk membuat pintasan tersuai untuk frasa atau pemformatan yang kerap digunakan.

Untuk menyesuaikan AutoPembetulan, pergi ke Fail > Pilihan > Pembuktian > Pilihan Pembetulan Auto . Di sini anda boleh menambah entri anda sendiri ke senarai. Sebagai contoh, anda boleh menetapkan "br" untuk berkembang secara automatik kepada "Salam" atau "mh" untuk menjadi "Nama Syarikat Saya" dalam fon dan saiz yang anda suka.

Anda juga boleh mencari AutoCorrect Matematik dalam menu yang sama. Ciri ini amat berguna untuk orang yang kerap memasukkan persamaan atau simbol matematik dalam dokumen mereka.

Secara lalai, Word mengenali banyak pintasan matematik, seperti menaip "\pi" untuk memasukkan simbol pi (π) atau "\sqrt" diikuti dengan nombor untuk mencipta simbol punca kuasa dua (√).

8. Guna semula kandungan dengan Bahagian Pantas

Quick Parts ialah cara terbaik untuk menyimpan dan menggunakan semula kandungan berformat. Kandungan ini termasuk pengepala, pengaki, halaman muka depan atau bahkan keseluruhan bahagian dokumen. Dengan menyimpan komponen ini sebagai Bahagian Pantas, anda boleh memasukkannya ke dalam mana-mana dokumen dengan hanya beberapa klik.

Untuk mencipta Bahagian Pantas, pilih kandungan yang ingin anda simpan dan pergi ke Sisipkan > Bahagian Pantas > Simpan Pilihan ke Galeri Bahagian Pantas . Namakan Blok Bangunan anda, pilih kategori dan klik OK . Sekarang, apabila anda perlu menggunakan kandungan itu, hanya pergi ke Sisipkan > Bahagian Pantas dan pilihnya daripada pustaka.

Halaman muka depan juga merupakan contoh yang bagus tentang cara Bahagian Pantas boleh menjimatkan masa anda. Daripada membuat halaman muka depan baharu dari awal untuk setiap dokumen, anda boleh mencipta halaman muka depan tersuai sekali, menyimpannya sebagai Bahagian Pantas dan memasukkannya ke dalam mana-mana dokumen dengan pantas apabila diperlukan.

9. Ubah suai pemformatan menggunakan Pemformatan Reveal

Anak tetingkap Pemformatan Dedahkan memaparkan semua butiran pemformatan teks yang dipilih, termasuk tetapan fon, saiz, gaya dan perenggan.

Untuk mengakses anak tetingkap Pemformatan Dedahkan, tekan Shift + F1 . Anak tetingkap ini akan muncul di sebelah kanan skrin anda, memberikan butiran tentang pemformatan yang digunakan pada teks yang anda pilih.

Selain itu, anak tetingkap Pemformatan Dedahkan membolehkan anda mengubah suai pemformatan terus daripada anak tetingkap itu sendiri. Anda boleh mengklik elemen pemformatan yang ingin anda ubah, seperti jarak fon atau perenggan, dan membuat pelarasan yang diingini.

Melakukannya boleh menjimatkan masa anda dengan menghapuskan keperluan untuk menavigasi berbilang menu dan kotak dialog untuk mengubah suai pemformatan.

Setelah anda mengetahui petua penjimatan masa ini, anda boleh membuat dokumen profesional dan berformat baik dalam masa yang singkat sahaja.