Mengapa Kotak Semak ialah ciri Excel yang kurang digunakan?

Di permukaan, Kotak Semak Excel kelihatan seperti ciri yang sangat mudah - itulah sebabnya mengapa ia sering diabaikan. Tetapi apabila digunakan dengan betul, ciri yang diabaikan ini boleh menukar hamparan anda menjadi dokumen interaktif dan mesra pengguna. Mari lihat beberapa contoh mudah!

1. Buat tinjauan dan borang interaktif

Kotak pilihan Excel menyediakan cara untuk membuat tinjauan interaktif dan borang yang meniru rakan dalam talian mereka. Ini menyelaraskan pengumpulan data, menjadikannya sesuai untuk tinjauan dalaman, soal selidik mudah atau mengumpul maklum balas.

Kotak pilihan juga membenarkan pengesahan data. Sebagai contoh, anda boleh meminta pengguna bersetuju untuk berkongsi alamat e-mel mereka sebelum memasukkannya.

Untuk melakukannya, ikuti langkah di bawah:

• Klik pada kotak teks di mana pengguna mesti memasukkan alamat e-mel.
• Pilih tab Data dan klik Pengesahan Data dalam bahagian Alat Data pada reben.
• Dalam tab Tetapan , klik menu lungsur turun di bawah Benarkan dan pilih Tersuai dalam menu.
• Dalam kotak teks di bawah Formula , taipkan tanda sama diikuti dengan sel yang mengandungi kotak semak. Dalam contoh, formulanya ialah =C21 .
• Pilih tab Makluman Ralat .
• Dalam kotak teks di bawah Mesej Ralat , masukkan mesej yang ingin anda paparkan jika pengguna cuba memasukkan alamat e-mel mereka tanpa menandai kotak pilihan.
• Klik OK untuk menutup kotak dialog dan gunakan perubahan.

Jika pengguna memasukkan alamat e-mel mereka tanpa menandakan kotak semak, mereka akan menerima mesej ralat.

2. Jejaki tugas dan item penting

Anda tidak perlu memuat turun apl berasingan untuk membuat senarai tugasan. Anda boleh menggunakan Kotak Semak Excel untuk menjejak tugas, projek, item inventori atau peserta. Sebagai contoh, anda boleh membuat senarai tugasan dalam hamparan perancangan acara dengan kotak pilihan untuk menandakan tugasan yang telah selesai.

Untuk melangkah lebih jauh, anda boleh menggunakan fungsi FILTER dalam Excel untuk menapis tugasan tertentu berdasarkan sama ada tugas itu disemak atau tidak. Buat helaian baharu yang dipanggil Tugas Tertunda untuk menapis tugas yang belum selesai.

Dalam lembaran kerja baharu, pilih sel yang anda mahu letakkan formula PENAPIS. Sintaks akan kelihatan seperti di bawah:

=FILTER([array_range], [filter_range], [value_if_empty])

Dalam contoh di atas, kedua-dua tatasusunan dan julat penapis berada pada helaian Tugasan . Julat tatasusunan ialah B4:B9 , di mana perihalan tugas berada dan julat penapis ialah F4:F9 , di mana kotak semak berada. Jadi formula sebenar kelihatan seperti ini:

=FILTER('To-Do'!B4:B9,'To-Do'!F4:F9=FALSE, "")

Pada asasnya, formula ini bermakna kami ingin memaparkan tugasan yang belum disemak sebagai selesai (bersamaan dengan FALSE ). Petikan berganda pada penghujung memberitahu formula untuk tidak memaparkan apa-apa jika tiada hasil. Dengan cara itu anda tidak akan mendapat mesej ralat apabila sel kosong.

Dengan mengandaikan segala-galanya disediakan dengan betul, semua tugasan yang belum selesai akan dipaparkan pada helaian Tugas Tertunda . Setiap kali anda menandai tugas sebagai selesai pada helaian Tugasan, ia hilang daripada helaian Tugas Tertunda.

Anda juga boleh membuat helaian lain untuk menjejak tugas yang telah selesai. Hanya ganti FALSE dalam formula dengan TRUE dan anda sudah selesai.

3. Gunakan pemformatan bersyarat berdasarkan pemilihan kotak semak

Kotak pilihan juga membolehkan anda menggunakan pemformatan bersyarat dalam Excel, menjadikan hamparan anda lebih dinamik. Sebagai contoh, anda boleh menukar warna latar belakang kepada hijau untuk memudahkan tugasan yang telah selesai dikenal pasti.

• Pilih julat sel yang anda mahu formatkan.
• Dalam bahagian Gaya pada tab Laman Utama , klik Pemformatan Bersyarat > Peraturan Baharu .
• Dalam kotak dialog, pilih Gunakan formula untuk menentukan sel yang hendak diformat .
• Klik di dalam teks di bawah Nilai format di mana formula ini benar , kemudian klik kotak pilihan pertama. Ini akan memberi anda formula yang menunjuk ke kotak semak itu.
• Keluarkan tanda dolar kedua daripada formula. Ia akan kelihatan seperti =$F4 .
• Klik butang Format .
• Pilih tab Isi , pilih warna yang anda mahu sel yang diformatkan itu ditukar dan klik OK .

Petua : Dalam Excel, tanda dolar ($) menunjukkan rujukan mutlak. Apabila formula mempunyai kedua-dua baris dan lajur mutlak, semua peraturan pemformatan digunakan pada sel pertama. Inilah sebabnya mengapa tanda dolar kedua terpaksa dikeluarkan.

Sekarang, apabila anda mengklik kotak semak, Excel akan menggunakan pemformatan bersyarat secara automatik.

Kotak pilihan dalam Excel boleh melakukan lebih daripada yang anda fikirkan. Walaupun artikel itu telah merangkumi beberapa aplikasi asas, anda boleh meneroka penggunaan yang lebih kompleks dengan menggabungkan kotak pilihan dengan fungsi dan ciri Excel yang lain. Eksperimen dalam hamparan anda untuk membuka kunci potensi penuhnya!