Mengapa Excel adalah satu-satunya alat pengurusan projek yang anda perlukan?

Ramai orang telah mencuba banyak alatan pengurusan projek, tetapi masih kembali ke Microsoft Excel untuk pengurusan projek. Walaupun ia mungkin tidak sesuai untuk semua orang, ia adalah penyelesaian yang mudah tetapi berkesan yang anda sudah tahu cara menggunakannya.

Jadual Kandungan

• Percuma untuk bermula
• Cara Menggunakan Excel untuk Pengurusan Projek
• Terdapat banyak templat percuma dan murah
• Disesuaikan sepenuhnya mengikut keperluan anda
• Mudah dikembangkan atau digandakan
• Kongsi hamparan dengan orang lain
• Pemformatan bersyarat memastikan anda berada di landasan yang betul
• Cipta tab untuk pelbagai aspek

Percuma untuk bermula

Sukar untuk membantah sesuatu yang percuma. Kebanyakan alatan pengurusan projek yang anda ingin gunakan masih menyimpan beberapa ciri terbaiknya di belakang paywall. Dengan Excel, hampir semuanya percuma dari awal. Anda hanya akan menemui beberapa pilihan pemformatan yang memerlukan langganan Office 365, walaupun terdapat faedah untuk melanggan.

Menggunakan Excel dalam talian juga percuma. Anda juga mendapat 5GB storan percuma untuk dokumen Office. Jika anda memerlukan pilihan desktop percuma, terdapat banyak alternatif Excel percuma.

Cara Menggunakan Excel untuk Pengurusan Projek

Menggunakan Excel untuk pengurusan projek menjadi mudah apabila anda menyedari bahawa anda tidak perlu menghabiskan berjam-jam atau minggu belajar cara menggunakannya. Jika anda tahu cara mencipta formula, mencantikkan antara muka dengan pemformatan dan mengatur tab, anda mempunyai semua yang anda perlukan untuk mengurus hampir semua projek.

Masa yang anda simpan untuk mempelajari cara menggunakan sesuatu yang baharu boleh digunakan untuk mereka bentuk beberapa templat untuk digunakan pada projek baharu.

Terdapat banyak templat percuma dan murah

Ramai orang tidak menyukai reka bentuk hamparan, tetapi baris dan lajur ringkas kabur bersama-sama dan tidak begitu berkesan untuk pengurusan projek.

Mulakan sahaja dengan templat pengurusan projek percuma atau murah. Anda akan menemui banyak pilihan dalam Excel itu sendiri. Pilihan ini membolehkan anda menjejak tugas, garis masa, belanjawan, dsb. Apa yang anda perlu lakukan ialah memasukkan data anda sendiri dan nikmati.

Disesuaikan sepenuhnya mengikut keperluan anda

Kebanyakan alat pengurusan projek menawarkan pilihan penyesuaian yang minimum. Pasti, anda boleh menukar warna dan juga menambah/mengalih keluar beberapa medan, tetapi anda terperangkap dengan reka letaknya, yang tidak selalunya cekap.

Apabila anda menggunakan Excel untuk mengurus projek, anda mempunyai kawalan penuh ke atas rupa dan perasaan segala-galanya. Ia tidak perlu kelihatan seperti hamparan.

Diakui, ia akan mengambil sedikit masa untuk menyesuaikan hamparan sepenuhnya. Walau bagaimanapun, anda boleh menggunakannya semasa membuat pelarasan. Sebagai contoh, anda mempunyai hamparan yang dibuat lebih sedekad yang lalu untuk menjejak tarikh akhir yang masih perlu dilaraskan dari semasa ke semasa.

Mudah dikembangkan atau digandakan

Anda tidak semestinya perlu mencipta hamparan Excel baharu dari awal untuk setiap projek. Adakah keperluan anda telah berubah? Hanya laraskan hamparan. Tambah ahli kumpulan baharu? Kembangkan helaian dengan tab untuk setiap ahli baharu.

Sebagai contoh, anda ingin mempunyai hamparan berasingan untuk setiap pelanggan. Anda mungkin lebih suka hamparan yang berbeza untuk setiap projek individu atau malah hamparan baharu setiap tahun untuk menjejaki hasil yang lebih baik. Sebaik sahaja anda telah mencipta hamparan, hanya salin dan buat beberapa pelarasan untuk bermula dengan pelanggan atau projek baharu.

Hanya pergi ke Fail -> Buat salinan .

Kongsi hamparan dengan orang lain

Jika anda bekerja dengan orang lain atau kumpulan kecil, anda boleh berkongsi hamparan anda dengan orang lain dengan mudah. Walaupun seseorang itu tidak mempunyai Excel, mereka masih boleh mengaksesnya secara percuma dalam talian atau memuat turun dan menggunakannya dengan alternatif Excel percuma .

Memandangkan format fail Excel adalah sangat biasa, kebanyakan alternatif percuma boleh membaca dan menyimpannya. Jika anda ingin berkongsi tanpa sesiapa yang mengedit, cuma kongsikannya sebagai PDF .

Kelebihannya ialah anda boleh berkongsi hamparan anda dan mengetahui bahawa terdapat kemungkinan besar orang lain sudah tahu cara menggunakan segala-galanya. Anda boleh mengemas kini butiran mengikut keperluan tanpa perlu bertanya terlalu banyak soalan tentang alat pengurusan projek sebenar.

Pemformatan bersyarat memastikan anda berada di landasan yang betul

Ia adalah perkara yang mudah, tetapi pemformatan bersyarat ialah salah satu ciri kegemaran saya apabila menggunakan Excel untuk pengurusan projek. Anda membuka hamparan anda dan serta-merta melihat gambaran keseluruhan berkod warna yang menunjukkan tarikh akhir yang akan datang dan sama ada anda ketinggalan daripada jadual.

Anda juga boleh melihat sama ada pembayaran telah diterima untuk projek, atau jika anda perlu menghantar e-mel peringatan, dsb. Hanya sediakan pemformatan bersyarat untuk sel tertentu dan anda selesai. Anda boleh menyerlahkan sel, menambah skala warna dan memasukkan formula.

Pergi ke Laman Utama -> Pemformatan Bersyarat . Bergantung pada cara bar alat anda disediakan, anda mungkin perlu pergi ke Laman Utama -> Gaya .

Cipta tab untuk pelbagai aspek

Sama seperti mana-mana alat pengurusan projek, anda memerlukan lebih daripada sekadar senarai tugasan. Anda memerlukan garis masa, senarai tugas, orang yang bertanggungjawab, nota, maklumat hubungan, belanjawan dan banyak lagi. Mencipta kotak carian untuk mencari butiran dengan cepat dalam hamparan anda ialah idea yang baik untuk reka bentuk yang lebih kompleks.

Apabila menggunakan Excel untuk pengurusan projek, cuma buat tab atau helaian yang berbeza untuk setiap aspek. Terdapat tab untuk belanjawan anda, satu lagi untuk kenalan, satu lagi untuk tugasan dan nota, dan satu lagi untuk garis masa anda.

Setiap lembaran kerja boleh kelihatan berbeza sama sekali. Sebagai contoh, jejak garis masa projek anda dengan mencipta carta Gantt. Walaupun mungkin untuk melakukan ini dari awal, adalah disyorkan untuk menggunakan templat percuma seperti ini, yang juga boleh anda temui dengan mencari dalam Excel.

Untuk pasukan yang lebih besar, Excel mungkin tidak selalu menjadi pilihan terbaik. Tetapi jika anda sedikit kreatif dan ingin menjimatkan wang, Excel sesuai untuk menguruskan hampir mana-mana projek sebagai individu atau pasukan kecil.