Cara Membuat Penjejak Perbelanjaan Bulanan di Helaian Google

Kewangan boleh menjadi tugas yang sukar, tetapi terima kasih kepada Helaian Google , menjejaki perbelanjaan anda tidak perlu menjadi masalah. Anda juga tidak perlu melabur dalam perisian lain.

Dengan penjejak perbelanjaan ringkas yang dibina dengan Helaian Google, anda boleh menjejaki perbelanjaan anda dan memastikan anda tidak berbelanja berlebihan.

Jadual Kandungan

• Apakah yang perlu disertakan oleh penjejak perbelanjaan anda?
• Buat menu lungsur turun berkod warna untuk kategori perbelanjaan dalam Helaian Google
• Format alat penjejakan
  • Format tarikh
  • Format bulan
  • Format mata wang
• Buat ringkasan kos menggunakan fungsi
• Visualisasikan kos dengan carta pai dan garis percikan
• Gunakan penapis untuk melihat kategori perbelanjaan

Apakah yang perlu disertakan oleh penjejak perbelanjaan anda?

Menjejaki perbelanjaan anda boleh kelihatan seperti tugas yang rumit jika anda tidak pernah melakukannya sebelum ini, tetapi memastikan perkara mudah akan membantu anda bermula. Mulakan dengan membuat dua helaian dalam hamparan anda – satu untuk merekodkan perbelanjaan anda dan satu lagi untuk meringkaskan dan menggambarkannya.

Lembaran kerja pertama mesti mempunyai sekurang-kurangnya 5 lajur berikut:

1. Lokasi : Kedai yang anda lawati
2. Kategori : Jenis barang yang anda beli
3. Amaun : Jumlah amaun yang anda bayar dalam transaksi itu
4. Tarikh : tarikh anda membuat pembelian
5. Bulan : Bulan tarikh pembelian berada - lajur ini akan digunakan untuk menjana ringkasan.

Anda mungkin mahu pergi lebih dalam dan menjejaki setiap item secara individu, tetapi berbuat demikian akan menambah masa kepada proses dan anda mungkin kehilangan minat. Jika anda sering terlupa apa yang anda beli di kedai, tambahkan lajur untuk nota am yang cepat atau hanya untuk menyimpan resit anda.

Buat menu lungsur turun berkod warna untuk kategori perbelanjaan dalam Helaian Google

Anda boleh menggunakan senarai lungsur dalam Helaian Google untuk menambah kategori pada urus niaga anda. Melakukan ini akan membolehkan anda memilih pilihan dengan cepat dengan hanya beberapa klik, dan bukannya perlu memasukkannya secara manual setiap kali. Ini juga membantu memastikan input anda konsisten, supaya anda boleh mencari dan menyusunnya dengan mudah kemudian.

Anda boleh mengikuti langkah berikut:

1. Serlahkan lajur Kategori . Tahan CMD atau CTRL , nyahtanda sel pengepala.
2. Klik kanan dengan tetikus atau pad jejak. Atau, pergi ke Sisipkan dalam menu atas. Klik pada Dropdown . Melakukan ini akan membuka bar sisi.
3. Masukkan kategori yang anda ingin sertakan dalam medan teks. Mengklik Tambah item lain akan menghasilkan pilihan tambahan atau anda boleh menekan Enter atau Return pada papan kekunci anda.
4. Kod warnakan kategori anda menggunakan menu lungsur di sebelah kiri medan teks dan tekan Selesai .

Kemudian, jika anda ingin kembali dan mengedit atau menambah pada senarai lungsur turun, anda boleh mencari menu sekali lagi dengan mengklik kanan pada salah satu sel dan memilih Dropdown sekali lagi . Anda juga boleh mengaksesnya melalui menu Data di bahagian atas skrin, di mana anda memilih Pengesahan data . Kini anda akan menemui senarai peraturan dan anda boleh memilih peraturan yang ingin anda gunakan.

Format alat penjejakan

Jika anda ingin memastikan pemformatan tarikh dan mata wang konsisten dalam setiap sel dalam Helaian Google anda, berikut ialah cara melakukannya:

Format tarikh

Jika anda menggunakan lajur tarikh dan ingin memastikan perkara itu konsisten, anda boleh menambah pemformatan khusus pada sel anda. Untuk melakukan ini:

1. Pilih keseluruhan lajur mengikut huruf di bahagian atas.
2. Dalam bar alat anda, klik Lagi format - simbolnya ialah 123 .
3. Pilih Tarikh - di sebelahnya ialah contoh bagaimana tarikh akan dipaparkan.

Sebagai alternatif, anda boleh melakukan ini dengan pergi ke menu Format di bahagian atas dan di bawah Nombor , pilih Tarikh atau Tarikh dan masa tersuai .

Format bulan

Daripada memasuki bulan setiap kali anda memasukkan sebarang transaksi, lebih baik menggunakan fungsi TEKS yang secara automatik mengekstrak dan memaparkan nama bulan dari tarikh pembelian. Untuk melakukan ini, pergi ke baris pertama dalam lajur Bulan dan masukkan yang berikut:

=TEXT(tham chiếu của ô chứa ngày tương ứng, "mmm")

Jadi jika tarikh itu dalam sel D2, formulanya akan kelihatan seperti ini:

=TEXT(D2, "mmm")

Ini akan mengembalikan tiga huruf pertama bulan dalam lajur Bulan. Selepas memohon pada sel pertama, anda boleh menyerlahkan sel pertama dan seret ke bawah untuk digunakan pada sel lain dalam lajur.

Format mata wang

Untuk menambah pemformatan mata wang pada lajur amaun, pilih keseluruhan lajur > Lagi format dan klik tanda dolar ($) pada bar alat. Anda juga boleh mencari pilihan dalam menu Format di bawah Nombor . Di sini anda boleh memilih Mata Wang , Mata Wang bulat dan Mata wang tersuai .

Mata wang tersuai membolehkan anda menogol cara perpuluhan dan simbol dipaparkan, menentukan jenis dolar yang anda gunakan atau memilih mata wang yang berbeza sepenuhnya.

Buat ringkasan kos menggunakan fungsi

Sebaik sahaja anda telah membuat lembaran kerja untuk merekodkan perbelanjaan anda, tukar kepada lembaran kerja baharu untuk meringkaskan perbelanjaan anda.

Dari sel B1 hingga M1, masukkan tiga huruf pertama bagi setiap nama bulan. Lajur N akan digunakan untuk jumlah kategori. Begitu juga, dari sel kedua lajur A, mula masukkan kategori perbelanjaan.

Pastikan anda memasukkan kategori yang sama seperti dalam senarai juntai bawah helaian pertama. Selepas memasukkan semua kategori, sel seterusnya dalam lajur akan digunakan untuk jumlah Bulanan.

Memandangkan anda mempunyai struktur asas, tiba masanya untuk menggunakan fungsi SUMIFS untuk mengisi ringkasan. Fungsi ini akan menjumlahkan julat yang dipilih jika berbilang syarat dipenuhi.

Dalam sel B2, masukkan formula

=SUMIFS(Phạm vi cột Amount của trang tính đầu tiên, Phạm vi cột Category của trang tính đầu tiên, A2, Phạm vi cột Month của trang tính đầu tiên, B1).

Seterusnya, jadikan semua rujukan sel mutlak dengan memilih rujukan sel dan menekan F4 . Seterusnya, keluarkan tanda $ yang muncul sebelum 2 (dalam A2) dan B (dalam B1).

Dalam contoh, fungsi akan kelihatan seperti ini:

=SUMIFS(Sheet2!$C$2:$C$100,Sheet2!$B$2:$B$100,$A2,Sheet2!$E$2:$E$100,B$1)

Selepas memasukkan formula, pilih sel B2 dan seret ke bawah ke sel terakhir sebelum jumlah baris Bulanan. Kemudian pilih keseluruhan julat dari sel B2 hingga sel terakhir sebelum Jumlah Bulanan dan seret ke kanan sehingga lajur M .

Seterusnya, dalam lajur N2 , masukkan formula =SUM(B2:M2) dan seret ke bawah. Begitu juga, gunakan fungsi SUM dalam jumlah Bulanan untuk menjumlahkan perbelanjaan semua kategori yang ditanggung dalam bulan tertentu.

Kini, apabila anda menambah perbelanjaan pada helaian pertama, Helaian Google akan terus menambahkannya pada bulan dan kategori yang berkaitan dalam ringkasan. Selain itu, anda boleh melihat amaun yang anda belanjakan setiap bulan dan amaun yang anda belanjakan untuk kategori tertentu pada tahun tersebut.

Visualisasikan kos dengan carta pai dan garis percikan

Untuk lebih memahami tabiat perbelanjaan anda, anda boleh menggambarkan perbelanjaan anda menggunakan Helaian Google.

Mula-mula, tambahkan garis percikan untuk melihat cara perbelanjaan anda pada kategori tertentu berubah setiap bulan. Dalam sel O2, masukkan formula di bawah:

=SPARKLINE(B2:M2)

Kemudian tatal ke bawah ke kategori terakhir. Anda juga boleh menyesuaikan rupa garis percikan.

Seterusnya, tambahkan carta pai untuk melihat pecahan terperinci mengikut kategori jumlah kos. Untuk melakukan ini, pilih Sisipkan >  Carta . Ini akan menambah carta baharu dan membuka editor carta dalam bar sisi.

Daripada senarai juntai bawah jenis carta, pilih Carta pai atau carta Pai 3D . Dalam julat data , tambah julat N1:N8 (atau apa sahaja sel terakhir anda). Kemudian klik Tambah label dan ikon 4 petak untuk memilih julat data untuk label.

Di sini, masukkan julat A1:A8 . Helaian kini akan memaparkan carta pai yang menunjukkan pecahan kos anda.

Gunakan penapis untuk melihat kategori perbelanjaan

Jika anda ingin mengisih atau menyembunyikan transaksi, anda boleh menambahkan penapis pada Helaian Google anda. Untuk melakukan ini, pilih lajur yang ingin diisih mengikut dan klik ikon Buat penapis pada bar alat. Tiga baris akan muncul di sebelah pengepala lajur.

Klik pada tiga baris dan anda akan melihat senarai pilihan. Dalam lajur kategori, anda boleh menggunakan Tapis mengikut nilai untuk memaparkan kategori dengan cepat, gunakan kotak pilihan di bawah tajuk untuk memilih dan menyahpilihnya mengikut nama.

Anda juga boleh menggunakan Isih A hingga Z dalam lajur amaun untuk melihat urus niaga anda daripada yang paling mahal kepada yang paling mahal, atau Isih Z kepada A untuk mengisih secara terbalik.

Dengan penjejak perbelanjaan mudah ini, anda boleh mengurus perbelanjaan anda dengan baik. Selain itu, tidak seperti templat yang anda muat turun dari Internet, jika berlaku masalah dengan hamparan anda, anda akan tahu dengan tepat cara untuk membetulkannya.

Anda boleh menggunakan apl Helaian Google pada telefon anda untuk memasukkan transaksi dengan mudah semasa dalam perjalanan. Dengan cara itu, anda tidak perlu berurusan dengan segala-galanya pada akhir bulan. Lebih baik lagi, anda boleh membuat hamparan untuk merancang perbelanjaan anda lebih awal.