Salah satu gangguan berjangkit Mail Merge adalah ketidakupayaan untuk memformat nombor yang betul dalam Excel. Nasib baik, kami sentiasa ada jalan keluar. Berikut adalah 3 cara untuk memperbaiki ralat pemformatan nombor dalam Mail Merge.
Mail Merge Microsoft Word adalah salah satu ciri yang paling popular. Ia mewujudkan label, template surat, e-mel atau laporan dengan sangat berkesan. Apabila anda tahu cara menggunakannya, anda boleh menyimpan jam kerja. Malangnya, menguasai semua penggunaan Mail Merge boleh menjadi sakit kepala.
Salah satu masalah dengan ciri gabungan mel adalah bahawa ia tidak boleh memformat nombor dengan betul dalam spreadsheet Excel. Sebagai contoh, hasil jualan dalam Excel kini 100 tetapi dalam Word, ia tiba-tiba berubah menjadi 99.99999999996!
Mujurlah, menetapkan kesilapan ini tidak sukar. Malah, kami mempunyai 3 cara untuk menangani ralat format nombor apabila menggunakan Mail Merge . Anda boleh mengedit hamparan, dokumen Mengemuk Mel atau mengubah cara kedua-dua fail disambungkan. Walaupun penyelesaian ini sedikit diketahui, ia mungkin menjadi pilihan terbaik - kecuali ia tidak lagi menyokong Word 2016.
Nota: Walaupun langkah-langkah berikut telah dilakukan di Office 2016 , ia masih berfungsi pada versi Word dan Excel yang lain.
Cara pertama untuk Mail Merge untuk memformat nombor dari Excel dengan betul adalah mengedit dokumen Word. Khususnya, anda akan menggunakan kod format nombor yang diingini ke medan gabungan - Merge Field dalam file Word. (Pada asasnya, bidang penggabungan memberitahu dokumen Word yang lajur dalam hamparan Excel mengandungi data untuk dikendalikan.) Untuk memohon pemformatan ke medan, anda mesti menyertakan sebuah Numeric Switch (dahulunya dikenali sebagai Switch Picture ) dalam kotak kod lapangan.
Perkara pertama yang perlu anda lakukan ialah mengetahui kod medan sebenar. Buka dokumen Mail Merge dan klik pada tab Mailings di bahagian atas tetingkap. Pastikan butang Hasil Gambaran dimatikan supaya anda dapat melihat medan Mail-Merge. Kemudian klik kanan dalam kotak Mail-Merge (cth. " Sumbangan" ) dan pilih Kod Bidang Toggle . Anda akan melihat kod untuk medan tersebut, yang dikenal pasti oleh pendakap kerinting, sebagai contoh: {MERGEFIELD Donation} . Sekarang edit kod untuk medan ini hanya dengan memasukkan suis angka pada akhir kod seperti berikut:
| {MERGEFIELD Donation \ # $ #, ## 0.00} |
Perisian ini menyediakan banyak kod imej. Berikut adalah 4 contoh yang sepadan dengan hasilnya:
| {MERGEFIELD Sales \ # 00.00} 01.00 {MERGEFIELD Sales \ # $ ###} $ 15 {MERGEFIELD Sales \ # $ #, ## 0.00 $ $ 1,500.00 {MERGEFIELD Date \ @ "MMMM d" |
Seperti yang anda dapat lihat, kod Tukar Numerik adalah sama dengan kod format Excel, kecuali sebelum nombornya adalah "\ #" dan tarikhnya adalah "\ @". (Nota, gunakan tanda petikan dalam kod tarikh tetapi tidak dalam kod angka.) Untuk melihat lebih banyak kod, pergi ke jadual di bawah atau lawati bantuan dalam talian untuk "suis angka" dalam Microsoft Word.
Berikut adalah beberapa contoh bagaimana kod medan angka mengendalikan data dalam lajur "Jualan" dalam spreadsheet Excel.
Malah, Word dan Excel menggunakan kod format yang sama, jadi mengapa mereka tidak menggunakan ciri Format yang sama ? Sebagai contoh, mengapa tidak menggunakan fungsi MergeField seperti ini:
| {MERGEFIELD (Sumbangan, "$ #, ## 0.00")} |
Ini benar-benar kebimbangan ramai orang dan mungkin hanya Microsoft yang tahu jawapannya.
Nota: Ingat bahawa apabila anda menambah atau menukar Suis Numerik, hasilnya tidak akan muncul dengan serta-merta. Anda mesti mengemas kini medan (klik kanan padanya dan pilih Kemas Kini Medan ), atau klik butang Mailings> Hasil Pratonton . Kadang-kadang, anda perlu mengulang 2 hingga 3 kali operasi ini. Jika anda menggunakan Wizard Mail-Merge, anda mungkin perlu mengambil langkah mundur dan membatalkan untuk melihat kesan perubahan yang telah anda buat.
Suis berangka bekerja dengan baik dalam bidang pencampuran, tetapi penggunaannya sedikit sukar untuk diingat dan mudah membuat kesalahan. Sekiranya anda rasa dengan cara yang sama, cuba salah satu daripada dua cara berikut.
Ini adalah cara untuk membantu anda mengelakkan ralat ralat pemformatan apabila menggunakan Mail Merge. Dalam hamparan Excel, masukkan lajur yang mengandungi formula yang menukarkan nombor atau tarikh dalam Excel ke dalam format teks yang anda mahu paparkan dalam dokumen Merge Mail.
Untuk melakukan ini, anda perlu menggunakan fungsi Excel TEXT. Ia membolehkan pengguna untuk menukar nombor atau tarikh ke dalam format teks yang setara dengan cara yang dikehendaki oleh pengguna. Kelemahan penyelesaian ini ialah anda perlu mengetahui kod pemformatan. Walaupun kod ini sama dengan kod yang digunakan dalam ciri format Nombor Kustom , beberapa pengguna Excel mengetahui kewujudannya.
Sebagai contoh, formula TEXT (B3, "$ #, ## 0.00") dan TEXT (C5, "M / dd / yy") menukar data angka dan tarikh ke dalam data teks (dalam contoh ini, mereka adalah "$ 12,345.67" dan "12/01/10").
Petua: Anda harus memformat sel yang mengandungi formula ini dalam gaya yang berbeza, seperti huruf miring atau beberapa warna lain yang aneh, untuk mengingatkan anda bahawa nombor hanya teks. Dalam Excel versi lama , "nombor" ini tidak boleh digunakan dalam pengiraan. Dalam Excel 2016, anda boleh menggunakannya dalam semua formula, kecuali untuk fungsi jumlah seperti SUM dan AVERAGE.
Kelebihan format angka dan tarikh seperti teks ialah teks ditukar daripada Excel ke dalam dokumen yang menggunakan Mail Merge tanpa gangguan. Pilihan format seperti font, saiz, warna tidak berubah.
Berikut ialah koleksi kod yang paling biasa digunakan di sebelah kanan. Perkara yang perlu diingat adalah bahawa kedua-dua "0" dan "#" adalah ruang letak untuk nombor-nombor, tetapi "0" akan memaksa nombor 0 muncul di kedudukan pertama atau terakhir. "#" Akan digantikan dengan nombor jika ia bukan sifar utama atau muktamad. Oleh itu, kod "00000" akan memastikan sifar utama tidak dipotong daripada kod pos New Jersey.
Kod ini untuk nombor, tarikh dan masa boleh digunakan dalam fungsi TEXT atau format nombor tersuai Excel (Custom). Di samping itu, mereka juga boleh digunakan dalam "Numeric Switches" di Field Word-Merge Field.
Perhatikan, terdapat sedikit perbezaan antara cara kerja kod dalam Excel dan Word dalam Microsoft 2013. Dalam Excel, anda boleh menggunakan "M" atau "m" selama berbulan-bulan dan minit. Dalam kebanyakan kes, Excel cukup bijak untuk mengetahui unit mana yang anda maksudkan. Tetapi Word tidak "pintar" seperti itu. Anda mesti menggunakan huruf besar untuk menunjukkan bulan tersebut. Selain itu, Excel juga mempunyai kod tambahan, "MMMMM", yang mengembalikan hanya satu singkatan untuk bulan tersebut (sebagai contoh: J, F, M, A, ...).
Menambah beberapa lajur yang mengandungi fungsi TEXT pada hamparan merupakan penyelesaian mudah untuk memperbaiki ralat pemformatan angka apabila menggunakan Mail Merge. Anda hanya perlu ingat bahawa sel-sel ini mungkin kelihatan seperti nombor tetapi tidak boleh menggunakan fungsi SUM dan AVERAGE kepada mereka. Jika anda perlu menukarnya semula ke nombor lagi, anda hanya perlu menggunakan fungsi VALUE.
Daripada fungsi TEXT (), sesetengah orang lebih suka menggunakan fungsi ROUND () untuk mengurangkan bilangan perpuluhan. Seperti namanya, fungsi ROUND Excel () berfungsi secara lalai akan mengepam atau menurunkan nombor perpuluhan pada kedudukan pengguna yang dipilih. Kelebihan pendekatan ini ialah nombor bulat tidak tekstual dan masih boleh digunakan untuk pengiraan. Dalam banyak kes, walaupun fungsi ROUND () berfungsi dengan baik dengan Mail Merge, anda mungkin mahu mengelakkannya kerana sebab-sebab berikut:
Dalam beberapa kes yang jarang berlaku, fungsi ROUND menyebabkan Mail Merge menyimpang sedikit. Sebagai contoh, bukan 1.0014, Mail Merge sekarang menunjukkan 1.0013.
Kedua-dua di atas adalah agak mudah, tetapi jika terdapat banyak bidang yang memerlukan pemformatan, mereka boleh mengecewakan lebih awal kerana anda perlu mengingati kod format dan walaupun kod tersebut sama, mereka boleh digunakan dengan cara yang berbeza.
Penyelesaian yang ringan dan mudah adalah menghubungkan Word ke buku kerja Excel melalui DDE (Exchange Data Dinamik), yang lebih baik daripada proses mengikat tetap normal. Kedengarannya rumit, tetapi jika anda menguasai Mail Merge, DDE hanyalah "perkara kecil". Ini adalah proses dua langkah yang mudah. Sebagai langkah pertama, anda hanya perlu menghidupkan Word untuk membuka fail melalui DDE. Proses ini hanya perlu dilakukan sekali sahaja.
Adakah Pejabat 2016 menyokong DDE? Exchange Data Dinamik adalah teknologi lama. Kadang-kadang ia berfungsi dengan baik tetapi kadang-kadang ia tidak berfungsi di Office 2016. Anda harus membuka sumber data Excel sebelum mengaksesnya dari Word. Biasanya dengan sumber data Excel, anda mesti mula mengimport data dari baris pertama lembaran kerja. Jika anda cukup sabar, anda boleh menggunakan DDE di Office 2016).
Untuk menyiapkan Word 2013 untuk pautan DDE, ikuti langkah berikut:
Mulai sekarang, anda tidak perlu melakukan perkara di atas. Anda kini boleh membuka salinan Word dalam pelbagai format dan laluan, termasuk IDE. Kesannya ialah setiap kali anda membuka fail bukan Word, program ini akan memberi anda pilihan.
Langkah kedua dan terakhir ialah memilih sumber data untuk proses Mel Merge (dalam langkah 3 Mail Merge Wizard di Word atau selepas mengklik butang Penerima Pilih dalam pita Mailings ). Sekarang anda hanya perlu melakukan 3 lagi klik.
Jika anda memilih hamparan untuk dokumen Word, anda mungkin perlu memilihnya lagi, tetapi kali ini melalui pautan DDE. Itu sahaja! Mulai sekarang, format Excel anda akan digunakan dengan betul pada dokumen Word Mail Merge dan anda hanya perlu ingat untuk meletakkan data yang anda ingin sertakan dalam buku kerja pertama buku kerja Excel.
Di atas adalah cara untuk membetulkan ralat format nombor dalam Mail Merge . Harap mereka berguna kepada anda. Jika ada cara lain, jangan teragak-agak untuk berkongsi dengan kami.
Cara membuang sisa pelekat daripada pakaian: daripada menanggalkannya dengan berhati-hati, menggunakan sejuk, air sabun dan pencuci kotoran sehingga ke proses membasuh. Dengan tip untuk gam super, sisa label dan fabrik sensitif.
Pelajari cara membersihkan penapis mesin basuh pinggan mangkuk langkah demi langkah: tanggalkan, bilas, berus, pasang semula, kekerapan dan tanda bahawa pembersihan mudah tidak lagi mencukupi.
Panduan membersihkan pelembap udara dengan asid sitrik: kepekatan, perendaman, pembilasan, dan amaran mengikut jenis berdasarkan maklumat rasmi pengeluar. Contoh senario hipotetikal disediakan untuk memudahkan pemahaman prosedur praktikal.
Jika penapis penyaman udara tidak dibersihkan, ia boleh menyebabkan peningkatan kos elektrik, penurunan kecekapan pemanasan dan penyejukan, serta menjadi punca bau dan kulat. Berdasarkan maklumat rasmi pengeluar dan penjimatan tenaga, artikel ini menerangkan kekerapan pembersihan, fungsi pembersihan automatik, dan cara memilih antara pembersihan sendiri atau profesional.
Ketahui bila boleh mencuci beg galas dalam mesin basuh, cara membaca label, memilih kitaran dan detergen, melindungi tali dan zip, serta bila lebih baik mencuci tangan.
Bosan dengan ralat Microsoft Teams Where to Find Team yang mengecewakan? Dapatkan pembetulan langkah demi langkah untuk desktop, web dan mudah alih. Selesaikannya dengan cepat dengan panduan pakar kami—tiada kemahiran teknikal diperlukan!
Bosan dengan Ralat Bantuan Microsoft Teams yang mengecewakan yang menyekat aliran kerja anda? Dapatkan pembetulan langkah demi langkah yang berfungsi pada versi terkini. Kosongkan cache, kemas kini dan banyak lagi—tiada kemahiran teknikal diperlukan!
Menghadapi ralat log masuk Microsoft Teams pada Chromebook? Temui penyelesaian langkah demi langkah untuk menyelesaikan masalah log masuk dengan cepat. Kosongkan cache, kemas kini aplikasi dan banyak lagi untuk kerja berpasukan yang lancar. Berfungsi pada OS Chrome terkini!
Bergelut dengan kelewatan persidangan video Microsoft Teams semasa menggunakan Wi-Fi? Panduan penyelesaian masalah muktamad ini memberikan penyelesaian pantas, petua lanjutan dan pengoptimuman Wi-Fi untuk memulihkan panggilan video yang jelas serta-merta.
Ketahui dengan tepat di mana untuk mencari Kod QR Microsoft Teams untuk log masuk mudah alih yang sangat pantas. Panduan langkah demi langkah dengan visual untuk memudahkan anda berhubung dalam beberapa saat—tiada kata laluan diperlukan!
