3 cara untuk memperbaiki kesilapan pemformatan angka apabila menggunakan Mail Merge di Microsoft Word

Salah satu gangguan berjangkit Mail Merge adalah ketidakupayaan untuk memformat nombor yang betul dalam Excel. Nasib baik, kami sentiasa ada jalan keluar. Berikut adalah 3 cara untuk memperbaiki ralat pemformatan nombor dalam Mail Merge.

Mail Merge Microsoft Word adalah salah satu ciri yang paling popular. Ia mewujudkan label, template surat, e-mel atau laporan dengan sangat berkesan. Apabila anda tahu cara menggunakannya, anda boleh menyimpan jam kerja. Malangnya, menguasai semua penggunaan Mail Merge boleh menjadi sakit kepala.

Salah satu masalah dengan ciri gabungan mel adalah bahawa ia tidak boleh memformat nombor dengan betul dalam spreadsheet Excel. Sebagai contoh, hasil jualan dalam Excel kini 100 tetapi dalam Word, ia tiba-tiba berubah menjadi 99.99999999996!

Mujurlah, menetapkan kesilapan ini tidak sukar. Malah, kami mempunyai 3 cara untuk menangani ralat format nombor apabila menggunakan Mail Merge . Anda boleh mengedit hamparan, dokumen Mengemuk Mel atau mengubah cara kedua-dua fail disambungkan. Walaupun penyelesaian ini sedikit diketahui, ia mungkin menjadi pilihan terbaik - kecuali ia tidak lagi menyokong Word 2016.

Nota: Walaupun langkah-langkah berikut telah dilakukan di Office 2016 , ia masih berfungsi pada versi Word dan Excel yang lain.

1. Gunakan "Numeric Switch" dalam Word

Cara pertama untuk Mail Merge untuk memformat nombor dari Excel dengan betul adalah mengedit dokumen Word. Khususnya, anda akan menggunakan kod format nombor yang diingini ke medan gabungan - Merge Field dalam file Word. (Pada asasnya, bidang penggabungan memberitahu dokumen Word yang lajur dalam hamparan Excel mengandungi data untuk dikendalikan.) Untuk memohon pemformatan ke medan, anda mesti menyertakan sebuah Numeric Switch (dahulunya dikenali sebagai Switch Picture ) dalam kotak kod lapangan.

Perkara pertama yang perlu anda lakukan ialah mengetahui kod medan sebenar. Buka dokumen Mail Merge dan klik pada tab Mailings di bahagian atas tetingkap. Pastikan butang Hasil Gambaran dimatikan supaya anda dapat melihat medan Mail-Merge. Kemudian klik kanan dalam kotak Mail-Merge (cth. " Sumbangan" ) dan pilih Kod Bidang Toggle . Anda akan melihat kod untuk medan tersebut, yang dikenal pasti oleh pendakap kerinting, sebagai contoh: {MERGEFIELD Donation} . Sekarang edit kod untuk medan ini hanya dengan memasukkan suis angka pada akhir kod seperti berikut:

Perisian ini menyediakan banyak kod imej. Berikut adalah 4 contoh yang sepadan dengan hasilnya:

Seperti yang anda dapat lihat, kod Tukar Numerik adalah sama dengan kod format Excel, kecuali sebelum nombornya adalah "\ #" dan tarikhnya adalah "\ @". (Nota, gunakan tanda petikan dalam kod tarikh tetapi tidak dalam kod angka.) Untuk melihat lebih banyak kod, pergi ke jadual di bawah atau lawati bantuan dalam talian untuk "suis angka" dalam Microsoft Word.

Berikut adalah beberapa contoh bagaimana kod medan angka mengendalikan data dalam lajur "Jualan" dalam spreadsheet Excel.

Beralih Numerik untuk menggabungkan Mail-Merge fields

Malah, Word dan Excel menggunakan kod format yang sama, jadi mengapa mereka tidak menggunakan ciri Format yang sama ? Sebagai contoh, mengapa tidak menggunakan fungsi MergeField seperti ini:

Ini benar-benar kebimbangan ramai orang dan mungkin hanya Microsoft yang tahu jawapannya.

Nota: Ingat bahawa apabila anda menambah atau menukar Suis Numerik, hasilnya tidak akan muncul dengan serta-merta. Anda mesti mengemas kini medan (klik kanan padanya dan pilih Kemas Kini Medan ), atau klik butang Mailings> Hasil Pratonton . Kadang-kadang, anda perlu mengulang 2 hingga 3 kali operasi ini. Jika anda menggunakan Wizard Mail-Merge, anda mungkin perlu mengambil langkah mundur dan membatalkan untuk melihat kesan perubahan yang telah anda buat.

Suis berangka bekerja dengan baik dalam bidang pencampuran, tetapi penggunaannya sedikit sukar untuk diingat dan mudah membuat kesalahan. Sekiranya anda rasa dengan cara yang sama, cuba salah satu daripada dua cara berikut.

2. Edit hamparan Excel

Ini adalah cara untuk membantu anda mengelakkan ralat ralat pemformatan apabila menggunakan Mail Merge. Dalam hamparan Excel, masukkan lajur yang mengandungi formula yang menukarkan nombor atau tarikh dalam Excel ke dalam format teks yang anda mahu paparkan dalam dokumen Merge Mail.

Untuk melakukan ini, anda perlu menggunakan fungsi Excel TEXT. Ia membolehkan pengguna untuk menukar nombor atau tarikh ke dalam format teks yang setara dengan cara yang dikehendaki oleh pengguna. Kelemahan penyelesaian ini ialah anda perlu mengetahui kod pemformatan. Walaupun kod ini sama dengan kod yang digunakan dalam ciri format Nombor Kustom , beberapa pengguna Excel mengetahui kewujudannya.

Sebagai contoh, formula TEXT (B3, "$ #, ## 0.00") dan TEXT (C5, "M / dd / yy") menukar data angka dan tarikh ke dalam data teks (dalam contoh ini, mereka adalah "$ 12,345.67" dan "12/01/10").

Petua: Anda harus memformat sel yang mengandungi formula ini dalam gaya yang berbeza, seperti huruf miring atau beberapa warna lain yang aneh, untuk mengingatkan anda bahawa nombor hanya teks. Dalam Excel versi lama , "nombor" ini tidak boleh digunakan dalam pengiraan. Dalam Excel 2016, anda boleh menggunakannya dalam semua formula, kecuali untuk fungsi jumlah seperti SUM dan AVERAGE.

Kelebihan format angka dan tarikh seperti teks ialah teks ditukar daripada Excel ke dalam dokumen yang menggunakan Mail Merge tanpa gangguan. Pilihan format seperti font, saiz, warna tidak berubah.

Kod format untuk fungsi TEXT Excel

Berikut ialah koleksi kod yang paling biasa digunakan di sebelah kanan. Perkara yang perlu diingat adalah bahawa kedua-dua "0" dan "#" adalah ruang letak untuk nombor-nombor, tetapi "0" akan memaksa nombor 0 muncul di kedudukan pertama atau terakhir. "#" Akan digantikan dengan nombor jika ia bukan sifar utama atau muktamad. Oleh itu, kod "00000" akan memastikan sifar utama tidak dipotong daripada kod pos New Jersey.

Kod ini untuk nombor, tarikh dan masa boleh digunakan dalam fungsi TEXT atau format nombor tersuai Excel (Custom). Di samping itu, mereka juga boleh digunakan dalam "Numeric Switches" di Field Word-Merge Field.

Perhatikan, terdapat sedikit perbezaan antara cara kerja kod dalam Excel dan Word dalam Microsoft 2013. Dalam Excel, anda boleh menggunakan "M" atau "m" selama berbulan-bulan dan minit. Dalam kebanyakan kes, Excel cukup bijak untuk mengetahui unit mana yang anda maksudkan. Tetapi Word tidak "pintar" seperti itu. Anda mesti menggunakan huruf besar untuk menunjukkan bulan tersebut. Selain itu, Excel juga mempunyai kod tambahan, "MMMMM", yang mengembalikan hanya satu singkatan untuk bulan tersebut (sebagai contoh: J, F, M, A, ...).

Menambah beberapa lajur yang mengandungi fungsi TEXT pada hamparan merupakan penyelesaian mudah untuk memperbaiki ralat pemformatan angka apabila menggunakan Mail Merge. Anda hanya perlu ingat bahawa sel-sel ini mungkin kelihatan seperti nombor tetapi tidak boleh menggunakan fungsi SUM dan AVERAGE kepada mereka. Jika anda perlu menukarnya semula ke nombor lagi, anda hanya perlu menggunakan fungsi VALUE.

Berhati-hati semasa berurusan dengan fungsi ROUND

Daripada fungsi TEXT (), sesetengah orang lebih suka menggunakan fungsi ROUND () untuk mengurangkan bilangan perpuluhan. Seperti namanya, fungsi ROUND Excel () berfungsi secara lalai akan mengepam atau menurunkan nombor perpuluhan pada kedudukan pengguna yang dipilih. Kelebihan pendekatan ini ialah nombor bulat tidak tekstual dan masih boleh digunakan untuk pengiraan. Dalam banyak kes, walaupun fungsi ROUND () berfungsi dengan baik dengan Mail Merge, anda mungkin mahu mengelakkannya kerana sebab-sebab berikut:

1. Fungsi ROUND tidak memegang tanda-tanda dolar atau koma yang memisahkan ribuan atau lebih.
2. ROUND akan memecut nol pada akhir.
3. Fungsi ROUND kadang-kadang menyebabkan Mail Merge untuk memaparkan ralat perpuluhan. Sebagai contoh, dokumen Mel Merge memaparkan 4 tempat perpuluhan sementara ROUND telah memilih 2 atau 3.

Dalam beberapa kes yang jarang berlaku, fungsi ROUND menyebabkan Mail Merge menyimpang sedikit. Sebagai contoh, bukan 1.0014, Mail Merge sekarang menunjukkan 1.0013.

3. Gunakan Pautan DDE

Kedua-dua di atas adalah agak mudah, tetapi jika terdapat banyak bidang yang memerlukan pemformatan, mereka boleh mengecewakan lebih awal kerana anda perlu mengingati kod format dan walaupun kod tersebut sama, mereka boleh digunakan dengan cara yang berbeza.

Penyelesaian yang ringan dan mudah adalah menghubungkan Word ke buku kerja Excel melalui DDE (Exchange Data Dinamik), yang lebih baik daripada proses mengikat tetap normal. Kedengarannya rumit, tetapi jika anda menguasai Mail Merge, DDE hanyalah "perkara kecil". Ini adalah proses dua langkah yang mudah. Sebagai langkah pertama, anda hanya perlu menghidupkan Word untuk membuka fail melalui DDE. Proses ini hanya perlu dilakukan sekali sahaja.

Adakah Pejabat 2016 menyokong DDE? Exchange Data Dinamik adalah teknologi lama. Kadang-kadang ia berfungsi dengan baik tetapi kadang-kadang ia tidak berfungsi di Office 2016. Anda harus membuka sumber data Excel sebelum mengaksesnya dari Word. Biasanya dengan sumber data Excel, anda mesti mula mengimport data dari baris pertama lembaran kerja. Jika anda cukup sabar, anda boleh menggunakan DDE di Office 2016).

Untuk menyiapkan Word 2013 untuk pautan DDE, ikuti langkah berikut:

• Klik Fail> Pilihan .
• Klik tab Lanjutan di sebelah kiri dan tatal ke bawah ke bahagian Umum .
• Tandakan kotak Sahkan penukaran format fail secara terbuka .

Mulai sekarang, anda tidak perlu melakukan perkara di atas. Anda kini boleh membuka salinan Word dalam pelbagai format dan laluan, termasuk IDE. Kesannya ialah setiap kali anda membuka fail bukan Word, program ini akan memberi anda pilihan.

Langkah kedua dan terakhir ialah memilih sumber data untuk proses Mel Merge (dalam langkah 3 Mail Merge Wizard di Word atau selepas mengklik butang Penerima Pilih dalam pita Mailings ). Sekarang anda hanya perlu melakukan 3 lagi klik.

• Selepas memilih data yang hendak digunakan, kotak dialog " Sahkan Sumber Data " baru akan muncul.
• Jenis pautan lalai adalah OLE, tetapi bukan yang anda mahukan.
• Dalam kotak dialog Sumber Data Sahkan , klik kotak Paparkan semua .
• Dalam senarai jenis fail yang diperluas, pilih MS Excel Worksheets melalui DDE (* .xls). (Gunakan pilihan ini walaupun menggunakan format fail Excel yang lebih baru: * .xlsx.)
• Jika diminta, sahkan bahawa anda sedang memilih Spreadsheet Keseluruhan .

Jika anda memilih hamparan untuk dokumen Word, anda mungkin perlu memilihnya lagi, tetapi kali ini melalui pautan DDE. Itu sahaja! Mulai sekarang, format Excel anda akan digunakan dengan betul pada dokumen Word Mail Merge dan anda hanya perlu ingat untuk meletakkan data yang anda ingin sertakan dalam buku kerja pertama buku kerja Excel.

Di atas adalah cara untuk membetulkan ralat format nombor dalam Mail Merge . Harap mereka berguna kepada anda. Jika ada cara lain, jangan teragak-agak untuk berkongsi dengan kami.