Prinsip pengurusan pengetahuan asas semua orang harus tahu

Bagaimanakah anda memahami aliran maklumat yang anda temui setiap hari sebagai pekerja berpengetahuan atau pelajar sepanjang hayat? Jawapannya terletak pada pengurusan pengetahuan peribadi (PKM)—sistem yang membantu anda menangkap, menyusun dan menggunakan perkara yang anda pelajari dengan berkesan.

Apakah pengurusan pengetahuan peribadi? Mengapa ia penting?

Pengurusan pengetahuan peribadi (PKM) ialah pendekatan berstruktur dan disengajakan untuk mengumpul, menyusun dan menggunakan maklumat daripada pelbagai sumber, termasuk pengalaman peribadi, buku, artikel, podcast, media sosial, dsb.

Sistem pengurusan pengetahuan peribadi membantu anda menjadikan pengetahuan ini boleh diakses dan boleh diambil tindakan, membolehkan anda menarik perhubungan yang bermakna dan menggunakan perkara yang anda ketahui untuk mencipta, menyelesaikan masalah atau membuat keputusan yang lebih baik.

PKM menangani salah satu batasan utama otak: keupayaan untuk mengekalkan ingatan. Walaupun otak kita hebat dalam menjana idea, membentuk perhubungan dan menyelesaikan masalah, otak kita tidak dioptimumkan untuk menyimpan dan mendapatkan maklumat, terutamanya dalam jangka masa panjang—sesuatu yang sering menjadi lebih jelas apabila kita meningkat usia.

Di sinilah sistem PKM berguna, meningkatkan produktiviti anda dengan membina otak kedua untuk melengkapkan kebolehan kognitif anda.

Kebanyakan orang sudah mempunyai beberapa bentuk sistem pengurusan pengetahuan, namun, kadangkala mereka tidak berkesan atau berpecah-belah.

Sebagai contoh, sebelum saya mengetahui tentang PKM , saya telah mencipta kumpulan WhatsApp peribadi —tanpa ahli—di mana saya menyimpan pemikiran rawak, petikan daripada buku dan idea yang saya tidak mahu lupakan. Walaupun ia berfungsi buat sementara waktu, ia tidak boleh dikembangkan atau diisih, dan mencari nota khusus kemudiannya menjadi satu cabaran.

Titik permulaan yang baik untuk mengoptimumkan sistem pengurusan peribadi anda ialah memahami komponen atau prinsip terasnya.

Mengumpul dan menyimpan ilmu

Pemerolehan & penyimpanan pengetahuan melibatkan pengumpulan maklumat daripada pelbagai sumber dan menyimpannya dalam sistem luaran yang dipercayai. Otak kita lebih baik dalam menjana idea daripada menyimpannya, jadi matlamatnya adalah untuk memindahkannya ke sistem luaran.

Beberapa kaedah yang berkesan untuk mengumpul dan menyimpan pengetahuan termasuk:

• Pengambilan nota : Anda mungkin lebih suka kaedah penulisan yang serupa dalam buku nota fizikal atau menggunakan apl mengambil nota khusus atau alatan pengurusan pengetahuan peribadi seperti Apple Notes, Google Keep, Obsidian atau Logseq.
• Penanda Halaman : Simpan artikel, video atau sumber dalam talian lain dengan alat baca kemudian seperti Pocket, Instapaper atau Readwise untuk menyimpan maklumat berharga untuk kegunaan kemudian.
• Rakaman Audio/Video : Gunakan alat rakaman suara atau apl persidangan video seperti Zoom atau Microsoft Teams untuk merakam mesyuarat, temu bual atau kuliah.

Walau apa pun cara yang anda pilih, kuncinya ialah merekodkan segala-galanya di satu tempat pusat—atau sekurang-kurangnya pastikan ia akhirnya disimpan di sana. Sistem yang diedarkan, di mana nota bertaburan merentasi berbilang buku nota, aplikasi atau helaian kertas, menyukarkan pengambilan semula dan "melemahkan" tujuan PKM.

Alat rakaman anda harus mudah diakses, seperti buku nota poket atau apl yang menyegerak merentas berbilang peranti, kerana idea selalunya datang apabila anda tidak menjangkakannya, jadi penting untuk mempunyai sistem yang boleh anda tukar dengan cepat. Pada peringkat ini, anda mungkin tidak perlu risau tentang menyimpan nota atau idea dengan sempurna, kerana anda akan mempunyai masa untuk berbuat demikian pada peringkat seterusnya.

Mengatur dan mendapatkan semula pengetahuan

Langkah ini memastikan bahawa pengetahuan yang anda kumpulkan disusun dengan cara yang memudahkan untuk mendapatkan semula apabila diperlukan, membuat sambungan yang bermakna dan digunakan dengan berkesan. Untuk menyusun atau memproses maklumat dengan berkesan, fikirkan tentang cara diri anda pada masa hadapan akan mengakses dan memahami maklumat tersebut. Sistem PKM yang teratur akan melakukan dua perkara utama:

• Utamakan perkaitan : Tidak semua maklumat patut disimpan. Penganjuran membolehkan anda menapis perkara yang penting dan menghapuskan yang lain.
• Dorong tindakan : Pengetahuan tersusun lebih mudah difahami dan diaplikasikan, sama ada mengubah nota mesyuarat kepada tugas yang boleh diambil tindakan, mendalami pembelajaran atau mensintesis idea untuk projek.

Oleh itu, anda ingin mencipta struktur yang logik dan padu semasa menyusun maklumat. Sistem ini harus disesuaikan dengan keperluan individu dan aliran kerja anda. Berikut adalah beberapa pendekatan untuk dipertimbangkan:

• Folder dan Tag : Gunakan folder atau tag untuk mengumpulkan maklumat berkaitan. Contohnya, anda boleh menyusun nota mengikut projek, topik atau kawasan tumpuan (cth. Projek Kerja,
• Perkembangan Diri atau Kesihatan & Kecergasan). Teg menambah lapisan tertentu supaya anda boleh mencari nota dengan mudah mengikut kata kunci.
• Memautkan : Gunakan alat yang memudahkan untuk memautkan nota atau idea (seperti Obsidian atau Logseq). Ini mensimulasikan cara otak anda berfungsi, mewujudkan rangkaian perhubungan yang membantu anda melihat perhubungan antara cebisan pengetahuan yang berbeza.
• Tambahkan konteks yang berkaitan : Seperti tarikh, masa, lokasi atau sumber—berikan rangka rujukan yang boleh membantu anda mengingati. Juga, cuba ringkaskan maklumat dalam perkataan anda sendiri, kerana ini membantu anda melibatkan diri dengan bahan tersebut, sambil memastikan anda benar-benar memahami maklumat tersebut.

Apabila anda menyusun pengetahuan anda secara sistematik, anda mencipta struktur logik yang membolehkan anda mencari, mendapatkan semula dan menggunakan maklumat dengan cepat. Apabila anda mengumpulkan lebih banyak pengetahuan dan keperluan anda berkembang, struktur PKM anda akan menyesuaikan diri untuk menampung aliran kerja, keutamaan dan alatan baharu.

Mengagihkan dan mengaplikasikan pengetahuan

Pengurusan pengetahuan peribadi benar-benar menjadi nyata apabila maklumat dikongsi dan digunakan. Salah satu cara paling berkesan untuk mengukuhkan apa yang telah anda fahami dan pelajari ialah berkongsi dengan orang lain. Ini boleh melalui pengajaran, kerjasama dengan rakan sekerja, atau perbincangan santai.

Selain perkongsian, nilai sistem pengurusan pengetahuan peribadi terletak pada keupayaannya untuk memaklumkan keputusan anda dan membimbing tindakan. Anda boleh menukar cerapan yang disimpan dalam sistem PKM anda kepada senarai tugasan atau matlamat. Contohnya, e-mel dan nota mesyuarat boleh menjadi tugas yang boleh diambil tindakan, manakala nota daripada buku nota kepimpinan boleh digunakan untuk meningkatkan dinamik pasukan.

Akhirnya, sistem pengurusan pengetahuan peribadi anda boleh menjadi alat yang berkuasa untuk menyelesaikan masalah kreatif dengan menemui hubungan antara idea yang kelihatan tidak berkaitan. Ini membolehkan anda menemui penyelesaian kreatif yang tidak jelas.

Ringkasnya, sistem pengurusan pengetahuan peribadi yang direka dengan baik ialah rangka kerja untuk menangkap, mengatur dan menggunakan pengetahuan untuk meningkatkan pembelajaran, membuat keputusan dan kreativiti. Dengan menyepadukan prinsip ini ke dalam rutin anda, anda boleh menukar idea yang berbeza menjadi cerapan yang bermakna dan hasil yang boleh diambil tindakan.