Hantar pesanan peribadi secara besar-besaran di Outlook dengan Gabungan Surat

Mail Merge adalah seperti salah satu rakan lama yang tidak anda hubungi selama bertahun-tahun. Selalu dipandang rendah dan tidak diendahkan, sehingga hari anda sangat memerlukannya.

Muat turun Microsoft Outlook untuk iOS

Muat turun Microsoft Outlook untuk Android

Anda hanya tidak menyedari potensinya sehingga anda ditugaskan untuk menguruskan beberapa ratus jemputan. Mungkin, itu adalah undangan perkahwinan atau sekumpulan label alamat dan lencana nama. Jangan risau, anda boleh menghantar sejumlah besar surat yang diperibadikan dengan Microsoft Outlook 2016 hanya dalam beberapa minit dan dengan beberapa klik. Artikel berikut akan membimbing anda untuk melakukannya.

Bilakah anda harus menggunakan Mail Merge?

Mail Merge digunakan ketika anda ingin membuat beberapa dokumen yang pada dasarnya sama tetapi setiap dokumen mengandungi perinciannya sendiri. E-mel mempunyai format dan kandungan yang sama serta grafik jika ada. Sebagai contoh, jemputan mempunyai semua kandungan yang sama kecuali nama, alamat ...

Tidak seperti menghantar surat kepada sekumpulan orang, penggabungan surat menjadikan setiap penerima menjadi penerima unik.

Ciri Gabungan Surat menggunakan 2 bahagian:

• Dokumen utama (di sini: Microsoft Word) tempat anda menulis kandungan e-mel.
• Sumber data berubah (di sini: Kenalan Microsoft Outlook) biasanya alamat dan nama penerima.

Kedua-dua bahagian ini "digabungkan". Dengan Outlook sebagai sebahagian daripada suite Microsoft Office, anda dapat menggunakan fitur ini untuk mengirim surat kepada beberapa orang, setiap e-mel diperibadikan untuk kenalan yang terpisah.

Microsoft Office membolehkan anda menggunakan sumber data yang berbeza untuk perincian alamat, misalnya, anda dapat menggunakan spreadsheet Excel atau bahkan pangkalan data Access. Di sini, anda akan menggunakan kenalan Outlook untuk menghantar e-mel.

Sediakan kenalan untuk Gabungan Mel

Anda melakukan langkah-langkah berikut setelah melancarkan Outlook:

1. Buka Orang untuk memaparkan senarai kenalan anda.

Pilih kenalan ( Ctrl + Klik ) yang ingin anda sertakan dalam senarai e-mel peribadi anda. Untuk mengurus senarai besar dengan mudah, gunakan pilihan Susun yang tersedia (klik anak panah ke bawah di sebelah Semua ). Anda jenis boleh mengikut kategori ( ditapis oleh Kategori ) dalam menu drop-down yang sama.

Catatan: Gabungan Mel tidak berfungsi dengan senarai pengedaran.

2. Dari Riben , pilih Mail Merge> Hone> Actions Group .

3. Pada layar Mail Merge Contacts , pilih Hanya kenalan yang dipilih jika e-mel yang diperibadikan dihantar untuk kenalan yang dipilih. Di bawah pilihan Gabungan , pilih parameter berikut:

• Jenis dokumen : Surat Bentuk.
• Gabungkan ke : E-mel
• Baris Subjek Mesej : Baris subjek tidak berubah untuk semua e-mel. Oleh itu, anda memilih Ini Akan Mendapat Perhatian Anda .

4. Klik OK dan kemudian Microsoft Word akan dilancarkan untuk anda menyusun mesej peribadi anda.

Karang mesej yang diperibadikan dalam Microsoft Word

Pada tab Surat di Pita , pilih Talian Ucapan untuk memulakan mesej dengan garis ucapan.

Seperti yang anda lihat di sini, kotak dialog telah diisi terlebih dahulu. Ini hanya tempat letak nama untuk senarai kenalan anda. Tepat di bawah, anda boleh menyemak pratonton nama dari senarai anda. Anda boleh menyesuaikan item dengan pilihan yang diberikan di sini.

Perhatikan bahawa medan Gabungan berasal dari tajuk lajur dalam senarai mel anda. Jadi, jika terdapat ketidakcocokan, gunakan Padang Padang untuk memastikan penggabungan tetap tepat. Sekiranya bidang yang ingin anda nyatakan Tidak Sesuai , klik senarai drop-down untuk bidang tersebut dan pilih nama lajur yang sesuai dengan lajur itu dalam senarai anda.

Apabila anda mengklik OK , medan placeholder untuk baris ucapan dipaparkan dalam dokumen Word. Anda boleh memasukkan maklumat tambahan untuk dokumen dengan medan tambahan.

Klik pada Masukkan Medan Gabungan . Data ini harus dipaparkan di sumber data asal anda yang dalam hal ini adalah maklumat hubungan di Outlook.

Untuk memformat garis ucapan dengan cara yang anda mahukan, sorot seluruh bidang, termasuk tanda-tanda akhir. Pergi ke tab Laman Utama dan gunakan tetapan Font . Juga, tetapkan Jarak Jarak untuk memastikan jarak jarak sesuai dengan jarak di seluruh dokumen.

Masukkan teks mesej

Pembukaan mesej adalah placeholder GreetingLine dan / atau bidang yang telah anda masukkan dengan bantuan penambahan kes tambahan. Sekarang anda mula menyusun mesej anda.

Apabila isi mesej selesai, klik Selesai & Gabungkan> Hantar Mesej E-mel. Klik OK di kotak dialog Gabungkan ke E-mel.

Word kemudian menghantar surat individu ke setiap alamat e-mel yang sesuai. Anda tidak boleh CC atau BCC penerima lain dan anda tidak boleh menambahkan lampiran ke e-mel.

Anda boleh menyimpan dokumen yang telah anda gunakan untuk penggabungan surat, kerana ia juga menyimpan pautan ke sumber data, iaitu kenalan. Semasa anda membuka dokumen gabungan surat, pilih Ya ketika Word meminta anda untuk terus berhubung.

Setelah anda terbiasa, keseluruhan proses hanya memerlukan beberapa minit dari awal hingga akhir. Selain itu, daripada meluangkan masa untuk menyusun e-mel untuk setiap orang, kini anda dapat melakukan perkara yang sama untuk kumpulan, tanpa mengira jumlah orang dalam kumpulan itu.