Petua Microsoft Teams untuk membantu anda bekerja seperti profesional

Adakah anda tahu bahawa lebih daripada 300,000 organisasi dan 130 juta pengguna aktif di Microsoft Teams setiap hari? Jika anda adalah salah seorang daripada pengguna ini, anda perlu membaca dengan teliti dan mempelajari petua Microsoft Teams dalam artikel ini untuk memanfaatkan sepenuhnya perisian dan berfungsi seperti seorang profesional.

Anda boleh menganggap Microsoft Teams seperti platform media sosial tetapi untuk perniagaan.

Microsoft Teams telah menjadi lebih dan lebih popular di seluruh dunia kerana sebahagian besarnya dibina ke dalam Microsoft 365. Tanpa kos tambahan, anda mendapat aplikasi kerja dalam talian yang hebat yang membolehkan anda bekerja dan menyepadukan dengan lebih daripada 600 aplikasi, termasuk keseluruhan suite Microsoft Office.

Walaupun tanpa Microsoft 365, adalah mudah dan mudah untuk mendaftar untuk akaun percuma untuk berfungsi dan berkomunikasi dalam talian di Microsoft Teams. 

Petua Microsoft Teams

1. Gunakan pintasan papan kekunci

Petua dan helah Microsoft Teams kami yang pertama hari ini ialah pintasan papan kekunci untuk mempercepatkan tugas yang paling biasa. Ia boleh mengambil sedikit masa sebelum anda merasakan anda tahu cara menangani perkara penting ini, tetapi dapat mengeluarkan senarai perkara itu dengan cepat adalah separuh daripada perjuangan.

Berikut ialah beberapa pintasan penting untuk anda bermula:

• Pergi ke Carian:  Ctrl + E
• Matikan kamera anda:  Ctrl + Shift + O
• Autoredam:  Ctrl + Shift + CODE
• Latar belakang kabur:  Ctrl + Shift + P
• Zum:  Ctrl + =  untuk zum masuk  atau  Ctrl + –  untuk zum keluar
• Pergi ke Fail anda:  Ctrl + 6

2. Cari melalui sembang

Carian akan menjadi ciri yang sangat diperlukan apabila anda menghasilkan lebih banyak kandungan dan mula melupakan apa yang anda lakukan atau tempat anda menyimpan dokumen.

Untuk menggunakan ciri ini, taip perkara yang anda ingin cari dalam kotak carian dan tekan  Enter  . Hasil carian akan muncul di anak tetingkap kiri. Anda boleh bertukar antara tab untuk mencari, Ini akan termasuk kumpulan dan mesej individu.

Kadangkala anda memerlukan lebih daripada sekadar carian mudah, apabila anda perlu menggunakan pertanyaan kata kunci "bahasa" - Bahasa Pertanyaan Kata Kunci (KQL) terbina dalam menjadikan carian lanjutan lebih berguna.

Berikut ialah kata kunci yang Pasukan menyokong untuk meningkatkan kebolehcarian anda  (ingat untuk tidak menambah ruang antara titik bertindih dan istilah carian):

• “Daripada:” kemudian masukkan nama orang yang anda cari
• “Dalam:” kemudian masukkan nama saluran atau sembang kumpulan
• Kata kunci “Subjek:” daripada mesej atau baris subjek
• “Dihantar:” tarikh mesej dihantar

3. Hantar dan tapis mesej dengan @sebutan

Microsoft Teams bertujuan untuk membantu anda kekal berhubung dengan rakan sekerja anda, itulah sebabnya Microsoft Teams telah mencipta cara mudah untuk mencari seseorang apabila anda perlu menghantar mesej dan menyebut mereka.

Hanya taip simbol @ dalam bar carian untuk mencari nama yang anda cari, dan tidak kira di mana anda berada di platform, anda boleh menghantar mesej terus kepada mereka. 

Anda juga boleh menggunakan @sebutan untuk menapis aktiviti terkini dan mengutamakan mesej untuk anda. Anda boleh mencari @sebutan dengan mengklik  butang  Penapis  dan memilihnya daripada menu lungsur semasa anda berada dalam suapan Aktiviti.

4. Elakkan dari diganggu

Kadangkala anda mungkin hanya mahu menapis gangguan supaya anda boleh fokus pada perbualan tanpa perlu risau tentang diganggu oleh makluman.

Untuk melakukan ini, hanya pilih gambar profil anda (sudut kanan atas), kemudian pilih  tab Pemberitahuan  untuk menukar jenis dan kekerapan makluman anda.

5. Sediakan status anda pada Microsoft Teams.

Menetapkan status juga membantu anda mengelak daripada diganggu semasa anda perlu fokus untuk mengendalikan kerja dengan paling berkesan.

Untuk melakukan ini, hanya klik pada ikon gambar profil kemudian pilih Tersedia dan tetapkan semula status anda.

6. Jadikan sembang anda boleh dicari

Saluran boleh membawa beribu-ribu perbualan berulir. Nasib baik, Microsoft Teams memudahkan untuk menandakan sembang anda dengan tajuk yang mudah diingati dan boleh dicari supaya anda boleh mencari jalan kembali kepada mereka dengan mudah pada masa hadapan jika perlu.

Pilih pensel di sebelah nama ahli di bahagian atas dan masukkan tajuk yang berkaitan dengan kandungan perbualan dan termasuk perkataan atau frasa yang akan membantu anda mencarinya semula.

7. Tetapkan kertas dinding dalam mesyuarat

Memandangkan ramai daripada kita terus bekerja dari rumah, mungkin terdapat beberapa perkara yang anda tidak mahu orang di tempat kerja melihat. Hilangkan gangguan seperti kanak-kanak bermain wira-wira atau cucian kotor minggu lepas dengan mengaburkan latar belakang anda. Anda boleh menemui ciri ini dengan mengklik elipsis di bahagian bawah panggilan video anda.

8. Gunakan GIF untuk membina budaya

Budaya syarikat adalah faktor penting untuk kejayaan. GIF dan reaksi tersuai mungkin kelihatan cetek, tetapi ia boleh membantu pekerja berasa lebih berhubung, yang penting pada masa bekerja dari jauh memisahkan mereka.

Cuma pilih butang GIF di bawah kotak Masukkan  mesej baharu anda  dan masukkan kata kunci untuk mencari banyak GIF.

9. Menggunakan SharePoint

SharePoint, platform perkongsian fail dan keselamatan Microsoft, telah disepadukan ke dalam Microsoft Teams.

Mengklik  tab Fail  membolehkan anda berkongsi fail dengan ahli Pasukan lain menggunakan SharePoint. Jika fail telah dikongsi dengan Saluran, semua orang dalam pasukan anda boleh menggunakan Office Online atau salah satu apl desktopnya untuk bekerjasama padanya.

10. Majukan E-mel ke Saluran

Ini sememangnya ciri yang sangat menarik yang tidak ada pada alat kerjasama hari ini. Dengan ciri pemajuan E-mel ini, anda boleh memajukan atau menghantar e-mel dengan lampiran kepada kumpulan dalam Microsoft Teams. Ini amat mudah apabila kita boleh bekerjasama dalam E-mel ini tanpa perlu memajukan e-mel untuk ratusan orang, dengan mengandaikan kumpulan kami mempunyai 100 ahli, anda hanya perlu melakukan 1 operasi. hantar e-mel di sini, semuanya boleh dilihat.

Untuk melakukan ini kami melakukan perkara berikut:

Langkah 1  Pilih kumpulan yang anda ingin hantar e-mel, di sini saya pilih kumpulan  "Kursus untuk Pakar"

Langkah 2 : Pada kumpulan yang dipilih, anda memilih saluran untuk memajukan E-mel, di sini saya memilih saluran  "Teknologi"  -> seterusnya anda memilih ikon Pilihan  ...  dan pilih  Dapatkan alamat E-mel

Langkah 3:  Klik  salin pada  kotak dialog  Dapatkan alamat E -mel  untuk menyalin alamat e-mel Saluran yang anda cuba hantar atau kirim semula e-mel.

Kemudian anda hanya menampal alamat e-mel ini dan kotak Kepada dalam e-mel anda dan ke hadapan atau hantar e-mel kepada kumpulan.

Dalam kotak dialog ini, anda juga boleh mengklik  Tetapan lanjutan  untuk mengkonfigurasi -> Kemudian klik Simpan untuk menyimpan maklumat yang dikonfigurasikan.

Anda akan menerima e-mel terus dalam  Tab Siar  saluran (seperti yang ditunjukkan di bawah).

Lampiran e-mel boleh didapati dalam  tab Fail  pada saluran

11. Cipta dan Urus Tab

MS Teams mempunyai satu lagi ciri unik yang dimiliki oleh beberapa alat jenis yang sama, iaitu Tab. Anda boleh mengurus setiap tab untuk sumber sama ada video, halaman web atau apl. Ia bergantung pada apa yang anda mahu uruskan dalam pasukan anda. Saya fikir ia sangat berguna dalam menguruskan alatan yang anda sering perlu bekerja dengan pasukan anda.

12. Tandai dan simpan mesej

Ciri kecil yang sangat berguna, saya sendiri sering menggunakannya, tetapi ramai orang sering mengabaikannya seperti: Tandai mesej,  Simpan mesej,  atau kongsi melalui mesej e-mel. Sekiranya anda menerima mesej penting tetapi ingin kembali kepadanya kemudian, anda boleh  menandainya sebagai belum dibaca  atau  anda boleh menghantar e-mel  untuk menyimpannya.

13. Petua pasukan - Baca teks.

Jika seseorang telah berkongsi dokumen dengan anda? Daripada membaca keseluruhan dokumen, anda boleh menggunakan pilihan  Pembaca Imersif untuk  membaca dokumen. Ini menarik, bukan?

Anda juga boleh mendengar dokumen sambil menyerlahkan perkataan dalam masa nyata. Satu lagi ciri hebat ialah terjemahan. Anda boleh memilih mesej dan menterjemahkannya ke dalam lebih daripada 60 bahasa menggunakan Microsoft Translator.

14. Kumpulan dan saluran kegemaran

Adakah terdapat kumpulan dan saluran tertentu yang paling kerap anda lawati pada siang hari? Pastikan mereka berada di bahagian atas senarai dengan menandakan mereka sebagai kegemaran. Klik tiga titik di sebelah nama kumpulan atau saluran dan pilih Kegemaran.

15. Kumpulan pengguna ke dalam tag

Kadangkala berguna untuk membuat subkumpulan dalam kumpulan berdasarkan peranan, projek atau lokasi. Teg boleh membantu anda melakukan ini, memudahkan anda @menyebut atau memulakan sembang dengan semua orang pada teg. Tambah dan urus teg dengan cekap dalam pilihan Microsoft Teams anda.

16. Hantar Notis Segera

Untuk memastikan orang ramai menyedari mesej anda, tandai ia sebagai penting atau mendesak.

Perlukan balasan segera? Klik tanda seru di bawah kotak mesej sebelum anda menekan hantar untuk menandakan mesej sebagai penting. Penerima akan menerima pemberitahuan dwi-minit untuk 20 minit seterusnya atau sehingga mesej dibaca.

17. Gunakan mod bersama

Salah satu ciri Microsoft Teams yang sangat digemari, Mod Bersama meletakkan semua peserta mesyuarat anda pada platform yang dikongsi untuk membuatkan mereka semua duduk dalam bilik yang sama  (seperti auditorium) atau kedai kopi.)

Untuk menyediakannya, pilih  Lagi Pilihan   dalam mesyuarat > pilih  Mod Bersama

18. Simpan mesej untuk kemudian

Anda tidak boleh melakukan semuanya sekaligus, dan kadangkala anda perlu kembali ke mesej kemudian untuk menumpukan sepenuhnya pada mesej.

Hanya tuding pada mana-mana mesej dan klik elipsis (  …  ), kemudian klik  Simpan mesej ini  . Untuk melihat mesej yang disimpan, taip  /Disimpan  dalam kotak carian, kemudian tekan  Enter  . Mereka akan muncul di anak tetingkap kiri. Dari sini, anda juga boleh menyahsimpan mesej melalui ikon penanda halaman yang muncul di bahagian atas sebelah kanan setiap mesej.

19. Petua untuk mengambil nota mesyuarat dalam Microsoft Teams

Nota mesyuarat membantu anda dan ahli pasukan lain meringkaskan perkara penting sebelum, semasa dan selepas mesyuarat Pasukan. Setelah mesyuarat bermula, anda juga boleh mengakses nota dengan mengklik ikon menu tiga titik   di bahagian atas tetingkap mesyuarat, kemudian memilih " Nota mesyuarat ."

Walau apa pun cara anda mengakses nota anda, fungsinya adalah sama. Untuk mula mengambil nota, klik butang " Ambil Nota ".

20. Minta bantuan T-bot

T-Bot ialah robot pembantu khusus daripada Microsoft Teams.

Klik  CHAT  dan anda akan melihat T-Bot. Klik padanya dan anda boleh mula menaip soalan (atau hanya kata kunci) untuk mendapatkan jawapan dengan segera. Jika anda hanya mahu menyemak imbas, anda juga akan menemui jawapan dalam tab  Bantuan, Soalan Lazim, Video  dan  Perkara Baharu  . 

Microsoft Teams lebih daripada sekadar alat kerjasama

Microsoft Teams bukan sahaja memudahkan kerjasama, tetapi juga menyediakan akses mudah kepada semua utiliti, fail, dalam organisasi dan disepadukan dengan senarai panjang aplikasi yang berguna dan popular. Petua Microsoft Teams yang dibentangkan di atas diharapkan dapat membantu anda meningkatkan citarasa anda apabila menggunakan pasukan Microsoft untuk bekerja dan belajar dalam talian.

Terokai lebih lanjut:

• Arahan untuk strim langsung daripada Microsoft Teams ke Facebook Live
• Gunakan Kamera, Video dalam Microsoft Teams dengan berkesan