Cara Melihat Siapa yang Melihat Dokumen Google Anda

Dokumen Google ialah alat yang sangat baik untuk kerjasama kerana ia membolehkan berbilang orang mengedit dan mengerjakan satu dokumen secara serentak tanpa kehilangan jejak perubahan yang dibuat oleh pelbagai ahli pasukan. Lagipun, mengetahui siapa yang melihat dokumen apa dan bila boleh membantu jika anda atau organisasi anda menggunakan Dokumen Google. Daripada memastikan semua orang membaca draf, melihat terma dan syarat, penyerahan terbaharu anda, dasar dan prosedur atau beberapa dokumen penting lain, dapat melihat siapa yang melakukan perkara dan bila yang penting.

Nota: Papan Pemuka Aktiviti Google hanya tersedia untuk akaun Google Workspace atau orang yang mempunyai akses kepada fail dalam akaun tersebut. Ia bukan pilihan untuk akaun peribadi.

Sehingga baru-baru ini, anda tidak dapat melihat siapa yang melihat Dokumen Google anda. Anda boleh melihat siapa yang mengeditnya tetapi bukan siapa yang baru membacanya. Jika mereka tidak menyimpan, mengedit atau meninggalkan ulasan, anda tidak tahu sama ada orang tertentu membaca versi terkini dokumen. Selain itu, memandangkan anda boleh berkongsi Dokumen Google dengan kebenaran baca sahaja, anda boleh berkongsi dokumen itu dengan sesetengah orang dengan niat bahawa mereka akan menyemaknya tetapi tidak membuat sebarang perubahan.

Versi semasa Google Docs membolehkan anda mengkonfigurasi tetapan untuk melihat siapa yang melihat Google Docs anda. Mari lihat bagaimana anda boleh melakukannya sendiri.

Monitor Aktiviti G Suite

G Suite biasanya digunakan oleh organisasi yang memerlukan kerjasama. Jika anda menggunakan G Suite untuk bekerjasama dengan orang lain dengan kerap, anda boleh menggunakan Monitor Aktiviti untuk melihat sejarah paparan mana-mana fail Google Docs.

Ikuti langkah-langkah ini untuk berbuat demikian:

1. Buka fail Helaian Google
   
2. Klik pada ikon anak panah arah aliran menaik di bahagian atas sebelah kanan atau pergi ke menu tarik turun Alat .
   
3. Buka papan pemuka Aktiviti .
   
4. Klik pada Semua Penonton untuk tab organisasi anda.
   

Proses ini akan membolehkan anda menjejaki semua paparan dalam dokumen, termasuk tarikh dan masa yang terakhir oleh setiap ahli pasukan.

Jika anda tidak melihat pilihan Monitor Aktiviti dalam Dokumen Google anda, anda mungkin log masuk ke Dokumen Google peribadi dan bukannya versi G Suite.

Aliran Penonton dan Komen

Selain melihat siapa yang melihat Dokumen Google anda, Monitor Aktiviti juga membolehkan anda melihat arah aliran apabila orang melihat atau mengulas pada dokumen anda.

Aliran penonton: Ini menunjukkan kepada anda carta bar bilangan penonton unik sepanjang masa tertentu, antara tujuh hari hingga sepanjang masa.

Aliran ulasan: Ini menunjukkan kepada anda carta bar aliran ulasan dari tujuh hari hingga sepanjang masa.

Matikan Sejarah Lihat dalam Dokumen Google

Jika, atas sebab apa pun, anda ingin mematikan sejarah paparan dokumen, anda boleh melakukannya juga dengan mengikuti langkah pantas ini:

1. Buka Helaian Google.
   
2. Klik pada anak panah arah aliran ke atas di bahagian atas sebelah kanan dokumen anda atau pergi ke Alat daripada menu tarik turun.
   
3. Buka  papan pemuka Aktiviti .
   
4. Pilih Tetapan privasi .
   
5. Di bawah Tetapan dokumen , togol Tunjukkan sejarah paparan saya untuk dokumen ini kepada mati.
   

Pilihan ini juga tersedia dalam versi Google Docs peribadi atau percuma. Anda boleh mematikan sejarah paparan anda jika anda sedang mengusahakan dokumen tetapi tidak mahu rakan usaha sama anda tahu sehingga anda bersedia untuk berkongsi semakan akhir anda.

1. Mulakan dengan membuka Helaian Google dan klik pada Tetapan .
2. Menu Tetapan membolehkan anda mematikan sejarah paparan anda dengan tetapan Papan Pemuka Aktiviti . Klik OK untuk menyimpan perubahan setelah anda menogol ini ke kedudukan Mati.

Cara Melihat Siapa yang Membuat Perubahan pada Dokumen Google Anda

Kawalan versi adalah penting, terutamanya jika anda bekerja dalam industri terkawal. Kawalan versi ialah sesuatu yang telah Google Docs lakukan dengan baik untuk seketika. Dokumen akan menunjukkan siapa yang telah mengedit dokumen, menyimpannya atau berkongsinya. Ini berfungsi bukan sahaja dengan G Suite tetapi dengan Dokumen Google peribadi.

Jika anda berminat dengan kawalan versi atau ingin memastikan tiada sesiapa telah membuat perubahan yang tidak sepatutnya dilakukan tanpa mengunci fail, anda boleh mengetahui dengan mengikuti langkah berikut:

1. Buka Helaian Google yang ingin anda jejaki.
   
2. Pilih Fail dan Sejarah versi .
   
3. Pilih Lihat sejarah versi .
   
4. Tetingkap akan muncul di sebelah kanan skrin anda, menunjukkan setiap simpan dan edit untuk dokumen yang dipersoalkan.
   

Dalam tetingkap itu, anda juga harus mempunyai pilihan untuk melihat versi dokumen sebelumnya sebelum suntingan dibuat.

Ini penting untuk kawalan versi kerana anda mempunyai jejak audit tentang perubahan yang dibuat, bila ia dibuat dan oleh siapa. Ia juga berguna jika anda membuat perubahan, tidur di atasnya, mengubah fikiran anda atau mahu mengubahnya kembali.

Cara Melihat Siapa yang Telah Berkongsi Dokumen Google Anda

Anda juga boleh melihat siapa yang telah berkongsi Dokumen Google anda dan bila. Selain itu, tetapan perkongsian memberi anda kawalan yang lebih baik terhadap akses dokumen.

1. Pergi ke drive.google.com .
   
2. Klik pada Pemacu Saya di sebelah kiri.
   
3. Klik butang i kecil di sudut kanan atas.
   
4. Sekarang, klik Aktiviti .
   
5. Klik pada setiap fail atau folder secara individu atau semak semuanya menggunakan bar skrol. Ini akan menunjukkan kepada anda siapa yang telah berkongsi dokumen anda.
   

Anda juga boleh menyemak dari dalam dokumen dengan memilih Kongsi. Nama beberapa individu akan muncul dalam tetingkap pop timbul. Jika anda telah berkongsi fail dengan lebih ramai pengguna daripada yang disenaraikan, klik pada nama dan senarai semua orang akan muncul.

Fikiran Akhir

Keupayaan anda untuk menentukan orang yang telah melihat, berkongsi dan mengedit dokumen anda adalah terhad jika anda tidak boleh mengakses akaun G Suite; namun, masih terdapat cara untuk mendapatkan beberapa maklumat asas.

Dengan mengikut langkah yang disediakan dalam panduan ini, anda boleh melihat dengan cepat dan mudah orang yang telah melihat, mengedit atau menukar dokumen Google Docs anda dalam apa jua cara. Adakah anda mempunyai sebarang soalan, pengalaman atau petua tentang melihat aktiviti pada Dokumen Google anda? Tinggalkan komen di bahagian bawah.