Cara Isih Dalam Excel

Walaupun kebanyakan organisasi mengumpul data untuk membantu membuat keputusan, ia sering berakhir dalam Excel dalam format yang tidak teratur. Oleh itu, mungkin sukar untuk memahami perhubungan, corak dan arah aliran dalam data.

Nasib baik, anda boleh melakukan pelbagai perkara seperti menambah jadual dan membulatkan sel dalam Excel , tetapi bagaimanakah anda mengisih data? Anda berada di tempat yang betul jika anda tidak pernah menggunakan Excel untuk tujuan ini. Artikel ini menerangkan cara mengisih data dalam Excel, sama ada dalam kumpulan atau keseluruhan hamparan. 

Perkara yang Perlu Tahu Mengenai Mengisih Data dalam Excel

Mengisih data dengan jayanya dalam Excel memerlukan anda menyediakan hamparan dalam pelbagai cara. Mula-mula, anda harus mengalih keluar sel kosong kerana Excel akan mengisihnya, menjejaskan jumlah dan elemen lain yang dirumuskan.

Seterusnya, data dalam lajur hendaklah daripada jenis yang sama. Sebagai contoh, jika lajur termasuk tarikh, tiada bentuk data lain seperti teks atau nombor harus berada dalam julat sel atau pengisihan akan gagal.

Selain itu, anda mungkin ingin menyemak dan mengalih keluar pendua dalam Excel sebelum mengisih mana-mana sel atau lajur untuk mengesahkan bahawa tiada masalah berlaku selepas mengisih.

Akhir sekali, adalah penting untuk mempunyai sandaran data sekiranya berlaku masalah semasa proses. 

Mengisih Data Mengikut Abjad dalam Excel

Jika anda mempunyai lajur ringkas yang anda perlukan untuk mengisih mengikut abjad, anda boleh memilih sel dan memilih pilihan pengisihan anda. Walau bagaimanapun, Excel hanya mengisih sel yang dipilih, yang boleh merosakkan keseluruhan hamparan.

Jika pilihan di atas sesuai untuk anda, itu bagus. Jika tidak, anda mempunyai dua pilihan:

• Untuk hamparan dengan pemisah antara baris atau beberapa pengepala dalam satu lajur , pilih sel lajur yang anda mahu isih (dalam lajur yang dipilih), termasuk semua baris yang berkaitan dan kemudian pilih pilihan pengisihan anda.
  
• Untuk hamparan besar tanpa jurang antara baris , anda boleh memilih keseluruhan hamparan (bermanfaat apabila pengepala disertakan), tentukan lajur untuk diisih dan kemudian pilih pilihan pengisihan anda.
  

Kedua-dua pilihan pengisihan Excel di atas mengalihkan semua data baris bersama-sama dengan data lajur yang diisih untuk memastikan semua perkaitan di tempatnya. Inilah cara untuk melakukan kedua-duanya.

Cara Mengisih Bahagian Data Mengikut Abjad dalam Excel

1. Untuk mengisih lajur dalam bahagian, serlahkan semua baris dan lajur yang termasuk data lajur yang ingin anda isih. Jangan pilih sebarang pengepala.
2. Pilih tab Data  dalam Bar Menu untuk membuka Reben yang berkaitan di bawahnya.
3. Pilih Isih  untuk membuka menu dialog pengisihan. Jangan gunakan "AZ" atau "ZA" kerana mereka menggunakan pilihan yang ditetapkan pada masa ini daripada menu Isih  , yang boleh mengacaukan segala-galanya.
4. Nyahtanda kotak Pengepala Data saya jika belum selesai.
5. Pilih lajur pengisihan anda daripada senarai lungsur Lajur  .
6. Pilih Nilai Sel daripada senarai lungsur Isih Pada  .
7. Klik A hingga Z atau Z ke A  sebagai kaedah pengisihan anda daripada senarai lungsur turun "Pesanan". Sel dengan huruf dan nombor akan diisih berdasarkan susunan kiri ke kanan.
8. Klik OK  untuk menyimpan tetapan isihan anda.
9. Excel kini akan memaparkan hasil disusun mengikut abjad. Setiap baris data lajur juga bergerak dengan sel yang diisih.

Cara Menyusun Lajur Data Mengikut Abjad dalam Excel

Tidak seperti mengisih bahagian data, mengisih lajur memerlukan keseluruhan hamparan dipilih. Jika anda memilih lajur, hanya data itu yang bergerak, yang mengacau seluruh hamparan. Jika anda mempunyai lebih daripada satu pengepala dalam lajur, anda mesti menggunakan proses di atas yang mengisih bahagian. Setelah keseluruhan helaian dipilih, anda boleh memilih lajur anda untuk diisih dan semua pilihan pengisihan lain menggunakan langkah di bawah.

1. Buka hamparan anda dan klik butang Pilih Semua  di penjuru kiri sebelah atas helaian betul-betul di bawah "Kotak Nama."
   
2. Klik tab Data  dalam Bar Menu untuk membuka Reben pilihan yang berkaitan di bawahnya.
3. Pilih Isih  untuk membuka menu dialog pengisihan. Jangan klik "AZ" atau "ZA" dalam Reben kerana ia bertindak balas berdasarkan tetapan semasa yang terdapat dalam menu Isih  . Itu boleh mengacaukan segala-galanya.
   
4. Tandai kotak Data saya mempunyai pengepala  dalam kotak dialog Isih kerana semua pengepala dipilih. Ambil perhatian bahawa anda hanya boleh mempunyai satu pengepala setiap lajur. Jika tidak, anda perlu mengisih berdasarkan bahagian menggunakan proses di atas.
5. Pilih lajur pengisihan daripada senarai lungsur Lajur  . Ia harus memaparkan nama pengepala dan bukannya huruf lajur.
6. Pilih Nilai Sel daripada senarai juntai bawah Isih Pada  .
   
7. Pilih A hingga Z atau Z hingga A sebagai pilihan pengisihan anda daripada senarai juntai bawah Pesanan  . Sel dengan nombor dan huruf akan diisih menggunakan susunan kiri ke kanan, jadi "IN0119" dan "IN0118" akan diisih sebagai "IN0018" diikuti dengan "IN0019" apabila menggunakan pilihan "A hingga Z".
8. Klik OK apabila selesai. Hamparan akan muncul disusun mengikut abjad berdasarkan lajur yang dipilih. Jika anda merosakkan atau tidak menyukai keputusan, gunakan pilihan Buat asal  .

Perkara yang Perlu Tahu Mengenai Mengisih Data Secara Numerik atau Secara Kronologi dalam Excel

Mengisih data secara berangka atau kronologi tidak jauh berbeza daripada mengikut abjad, tetapi anda mempunyai pilihan pengisihan yang berbeza. Excel mengenal pasti data dalam sel dan membentangkan pilihan pengisihan anda berdasarkan kriteria tersebut. Seperti semua pilihan pengisihan, padamkan sel dan baris kosong dalam dokumen Excel anda , atau ia akan menjejaskan hasil yang diisih.

Tarikh akan memberi anda ayat "Terlama hingga Terbaharu" dan "Terbaru hingga Terlama" "A hingga Z" dan "Z hingga A." Nombor akan memberi anda "Terkecil kepada Terbesar" dan "Terbesar" kepada Terkecil."

Bergantung pada sama ada anda perlu mengisih bahagian secara berangka/kronologi atau keseluruhan lajur, lihat proses di bawah.

Cara Mengisih Bahagian Data Secara Numerik/Kronologi dalam Excel

Mengisih bahagian data secara kronologi (iaitu, tarikh) atau berangka (iaitu, nombor) adalah serupa dengan menyusunnya mengikut abjad, kecuali pilihan isihan adalah berbeza.

1. Untuk mengisih bahagian lajur secara berangka/kronologi dalam bahagian data, pilih baris yang menyertakan data lajur yang anda mahu isih, tetapi jangan pilih sebarang pengepala.
   
2. Klik pada tab Data  yang terdapat dalam Bar Menu. Tindakan ini membuka Reben pilihan yang sepadan di bawahnya.
3. Pilih Isih  untuk membuka menu dialog pengisihan. Jangan klik "AZ" atau "ZA" dalam Reben kerana ia bertindak balas berdasarkan tetapan semasa yang terdapat dalam menu Isih  . Itu boleh mengacaukan segala-galanya.
   
4. Nyahtanda kotak Data saya mempunyai pengepala  jika belum selesai kerana anda tidak memilih sebarang pengepala dalam langkah sebelumnya. Ia adalah cara yang lebih bersih untuk mengisih.
5. Pilih lajur pengisihan anda yang terdapat dalam senarai lungsur Lajur  .
   
6. Pilih Nilai Sel daripada senarai juntai bawah Isih Pada  .
7. Pilih Terlama kepada Terbaharu atau Terbaharu kepada Terlama sebagai pilihan pengisihan anda daripada senarai lungsur turun Pesanan  .
   
8. Klik OK  untuk menyimpan tetapan isihan. Anda akan melihat lajur bahagian diisih mengikut kronologi atau berangka. Semua baris harus muncul dengan sel lajur yang sepadan.

Cara Mengisih Berbilang Lajur dalam Excel

Kadangkala, anda mungkin memerlukan berbilang kriteria pengisihan untuk menjadikan data lebih boleh ditafsir. Walau bagaimanapun, pengisihan berbilang lajur boleh menyusun semula data secara tidak betul, bergantung pada reka letak hamparan anda.

Pengisihan berbilang hendaklah berdasarkan isihan utama diikuti dengan urutan pengisihan yang tepat, seperti "Tarikh Pembelian" diikuti dengan "Kategori Produk", diikuti dengan "Bahagian Jabatan."

Contoh di atas bermakna Excel akan mengisih berdasarkan tarikh pembelian dahulu dan kemudian mengikut kategori produk dalam setiap tarikh pembelian yang berkaitan. Pada ketika ini, anda akan melihat semua kategori produk item yang dibeli disenaraikan mengikut kronologi di bawah setiap tarikh.

Intinya ialah Excel mengisih berdasarkan pesanan yang anda tetapkan, jadi ia mengisih lajur "Tarikh Pembelian" dahulu dan kemudian lajur "Kategori Produk" dalam setiap tarikh.

Walau apa pun, menyalin hamparan, mengusahakan pendua atas sebab perbandingan dan melindungi data asal daripada rasuah adalah yang terbaik.

1. Buka hamparan yang berkaitan dan pilih mana-mana sel, kemudian navigasi ke bar menu di bahagian atas dan klik tab Data  .
   
2. Pilih Isih  dalam bar menu di bahagian atas untuk membuka kotak dialog isihan.
3. Pergi ke bahagian Lajur  dalam kotak dialog dan klik  menu lungsur Isih mengikut . Pilih lajur pengisihan utama.
4. Pilih lungsur Isih Pada  dan pilih Nilai Sel.
   
5. Klik menu lungsur Pesanan  dan pilih kriteria pengisihan yang anda mahu gunakan.
6. Beralih ke penjuru kiri sebelah atas dan pilih Tambah tahap.  Ini menambah bahagian pengisihan baharu.
   
7. Dalam bahagian Lajur, klik menu lungsur Kemudian mengikut  dan pilih lajur seterusnya yang ingin anda isi. Ini akan menjadi fungsi pengisihan sekunder yang mengisih dalam yang pertama.
8. Klik lungsur Isih mengikut dan Pesanan  dan pilih kriteria pilihan anda.

Ingat, lajur yang anda pilih dahulu menjadi kunci isihan utama. Penapis isihan kedua dalam yang pertama, dan penapis yang ketiga dalam yang kedua. Jika mengisih lajur kedua atau ketiga mengganggu kriteria yang anda tetapkan pada lajur pertama, lajur itu akan kekal tidak diisih.

Cara Isih Data dalam Pesanan Tersuai dalam Excel

Anda mungkin mahu mengisih data anda menggunakan pilihan yang tidak disenaraikan dalam Excel secara lalai, seperti mengisih mengikut Small , Medium , Large , dan X-Large . Pengisihan mengikut abjad meletakkannya dalam susunan yang salah dan pengisihan berangka/kronologi tidak berkenaan. Dalam kes ini, anda boleh membuat susunan pengisihan tersuai.

1. Buka hamparan dengan data yang ingin diisih.
2. Navigasi ke bar alat di bahagian atas dan pilih Data.
   
3. Pilih pilihan Isih  dalam bar menu.
4. Pergi ke bahagian "Lajur", klik lungsur Isih mengikut  , dan pilih lajur pengisihan utama anda.
   
5. Dalam menu lungsur Susun Pada  , pilih Nilai Sel  untuk mengisih berdasarkan kandungan.
   
6. Klik menu lungsur Pesanan  , kemudian pilih A hingga Z atau Z ke A  sebagai kriteria pengisihan anda.
7. Untuk menambah pengisihan sekunder, Klik butang Tambah Tahap  .
8. Ikuti langkah pengisihan sebelumnya: Tetapkan pilihan Isih mengikut , Isih Pada dan Pesanan anda  , kemudian tekan OK.
   

Bagaimana Mengisih Baris dalam Excel

Struktur utama Excel menyusun data ke dalam lajur. Walau bagaimanapun, kadangkala data anda mungkin mempunyai reka letak mendatar di mana setiap baris mengandungi atribut set data yang berbeza. Dalam kes ini, cara logik untuk mengatur data adalah dengan mengisih baris.

Begini caranya:

1. Dengan data yang anda ingin isih terbuka pada hamparan Excel anda, tekan kursor pada sel pertama baris yang anda ingin isih dan seretnya untuk memilih semua sel dengan data. 
   
2. Pergi ke bar navigasi di bahagian atas dan ketik pilihan Data  . 
   
3. Ketik pilihan Isih  untuk membuka kotak dialog dengan pilihan pengisihan. 
4. Pilih Pilihan di bahagian atas sebelah kanan kotak dialog. 
5. Pada kotak timbul pilihan Isih, pilih Isih dari kiri ke kanan  dan tekan OK .
   
6. Beralih ke bahagian Isih mengikut  dan tekan menu lungsur. 
7. Pilih Baris 1 atau Baris 2 atau mana-mana baris yang anda mahu isih dan ketik butang OK  . Ini akan mengisih data secara automatik.
   

Isih Hamparan Anda

Data yang tidak diisih tidak pernah masuk akal. Lebih teruk lagi, menyusunnya secara manual boleh mengambil masa dan membawa kepada kesilapan manusia. Dengan Excel, anda boleh mengisih data dalam mana-mana format yang anda mahu dan membuat kriteria tersuai. 

Seterusnya, anda juga mungkin ingin mengetahui tentang cara menggunakan VLOOKUP dalam Excel untuk mencari data yang anda perlukan.