Bila dan bila untuk tidak menggunakan AI dalam e-mel?

AI boleh membantu anda mengarang e-mel dalam beberapa saat, tetapi itu tidak bermakna anda harus sentiasa menggunakannya. Sesetengah e-mel mendapat manfaat daripada automasi, manakala yang lain memerlukan campur tangan manusia. Mengetahui masa untuk membiarkan AI mengawal dan masa untuk mendraf diri anda boleh membuat semua perbezaan.

1. AI boleh menjadi baik untuk e-mel mudah

Untuk e-mel yang lebih ringkas, seperti mesej logistik pantas, AI hampir pasti sesuai untuk menulis respons anda. Jika kreativiti dan pemikiran kritis tidak diperlukan dalam penulisan anda, penggunaan AI mungkin tidak akan menjejaskan keputusan anda.

Sebagai contoh, anda boleh mencuba gesaan mudah seperti "Tulis jawapan ringkas dan profesional kepada e-mel yang ditampal di bawah dan cadangkan mesyuarat pada pukul 11 ​​pagi" apabila memudahkan mesyuarat pantas.

2. AI boleh membantu jika anda mendapat terlalu banyak e-mel

Peti masuk e-mel boleh diisi dengan soalan daripada rakan sekerja dan anda mungkin perlu menjawab kesemuanya. Walaupun anda harus mengelak daripada menggunakan AI untuk sebarang kandungan yang memerlukan keaslian, menggunakan AI sebagai alat tambahan semasa merangka respons boleh membantu meringankan beban penulisan.

Contohnya, anda boleh menulis maklum balas anda dalam titik tumpu, kemudian minta ChatGPT menukar mata tersebut menjadi e-mel yang koheren.

Untuk perkara itu, AI juga boleh membantu anda membaca e-mel berlebihan. Dalam Outlook, Copilot mempunyai beberapa alatan untuk menyemak imbas dengan pantas melalui e-mel, dan banyak alatan AI lain seperti Grammarly dan Sanebox juga boleh membantu anda mengurus peti masuk anda.

3. AI Juga Boleh Memperhalus Tulisan Anda

Selain itu, jika anda bergelut dengan menulis e-mel, alatan AI seperti ChatGPT boleh membantu menambah pemikiran dan draf anda. Anda boleh menampal draf e-mel anda dan meminta semakan, sumbang saran idea tambahan atau menulis semula e-mel dalam gaya yang lebih profesional.

Menggunakan alatan AI dengan cara ini tidak menggantikan idea asal anda sendiri, tetapi ia boleh membantu anda memperhalusinya.

4. Jangan gunakan AI apabila anda memerlukan kreativiti dan pemikiran kritis

AI selalunya tidak digunakan sebaik mungkin apabila kreativiti dan pemikiran kritis anda sendiri diperlukan. Tampalkan e-mel yang anda terima dan minta ChatGPT menulis respons boleh berguna untuk komunikasi mudah, tetapi apabila anda perlu memberikan input yang bermakna tentang sesuatu, menyerahkannya kepada AI selalunya bukan pilihan yang bijak.

Pengurus, rakan sekerja atau rakan anda mungkin ingin tahu pendapat anda, bukan pendapat ChatGPT. AI masih boleh berguna sebagai alat pelengkap, tetapi ia tidak boleh menggantikan kreativiti anda.

5. Elakkan menggunakan AI jika anda tidak mempunyai masa untuk mengedit output

Model bahasa AI cenderung menghasilkan output yang panjang dan berulang. Melainkan anda seorang ahli sihir dalam menulis gesaan atau memberikan banyak butiran dalam gesaan anda untuk mendapatkan output yang lebih baik, anda harus mengedit output ChatGPT dalam kebanyakan kes. Blaise Pascal pernah berkata, "Jika saya mempunyai lebih banyak masa, saya akan menulis surat yang lebih pendek," dan perkara yang sama berlaku untuk menulis dengan AI.

Versi pendek yang ditulis oleh AI adalah agak generik, walaupun ia adalah e-mel isian asas. Ia memerlukan penyuntingan yang ketara untuk menjadi lebih asli dan ringkas.

Begitu juga, jika organisasi anda menggunakan alat ujian AI atau melarang penggunaan AI, anda mungkin mahu mengelakkan AI sama sekali. Walau bagaimanapun, anda mungkin tersilap dikenal pasti sebagai menggunakan AI atas beberapa sebab , walaupun anda tidak menggunakannya.

6. AI boleh menjadi tidak hormat

Apabila menggunakan AI untuk menulis e-mel, perkara yang anda perlukan beberapa saat untuk mencipta boleh mengambil masa beberapa minit untuk penerima membaca. Alat AI boleh membantu anda memanfaatkan masa anda untuk mencipta lebih banyak produk, tetapi jangan lupa untuk menghormati masa orang lain apabila menggunakan ChatGPT untuk menulis.

Berikut ialah peraturan umum apabila mempertimbangkan menggunakan AI untuk e-mel dan bentuk komunikasi lain: Adakah anda tidak menghormati masa orang lain apabila menggunakan AI? AI mungkin tidak menghormati masa penerima apabila menulis e-mel ringkas, menggariskan atau menggunakan AI sebagai alat penulisan tambahan.