Bagaimana Teknik Pengumpulan Tugas Membantu Meningkatkan Kepekatan

Task Batching là một kỹ thuật năng suất được khoa học chứng minh và rất dễ sử dụng. Đây là một cách trực quan để lập kế hoạch cho ngày của bạn và hoàn thành nhiều tác vụ trong thời gian ngắn hơn. Mặc dù không phải là một chiến lược phù hợp với tất cả mọi người, nhưng đây có thể là một nơi tuyệt vời để bắt đầu khi phát triển hệ thống năng suất cá nhân của bạn.

• Phương pháp “quả cà chua” Pomodoro: Làm việc tập trung, hiệu quả cao mà không hề mệt mỏi

Mục lục bài viết

• Task Batching là gì?
• Task Batching giúp bạn tập trung và năng suất hơn như thế nào?
• Khi nào thì Task Batching không phù hợp?

Task Batching là gì?

Task Batching là một kỹ thuật quản lý thời gian bao gồm việc nhóm các tác vụ tương tự và lên lịch cho chúng trong những khối thời gian chuyên dụng, thay vì giải quyết chúng vào những thời điểm ngẫu nhiên trong ngày. Kỹ thuật này phù hợp nhất với các hoạt động thường xuyên có quy trình được xác định rõ ràng.

Mặc dù xử lý theo nhóm có nguồn gốc từ sản xuất và điện toán thời kỳ đầu, nhưng gần đây nó mới được ứng dụng trong quản lý thời gian và năng suất. Kỹ thuật này dựa trên khái niệm rằng việc tiếp tục một tác vụ sau khi đã bắt đầu sẽ dễ dàng hơn và việc chuyển đổi tác vụ hoặc xử lý gián đoạn có thể gây ra "chi phí chuyển đổi", dẫn đến giảm năng suất tới 40%, theo Hiệp hội Tâm lý học Hoa Kỳ.

Task Batching tương tự như Time boxing/blocking, trong đó bạn chia thời gian làm việc của mình thành các khoảng thời gian cố định được lên lịch cho những phân đoạn hoạt động nhỏ. Tuy nhiên, không giống như Time blocking, Task Batching tập trung vào việc nhóm các tác vụ tương tự thành những phiên không bị gián đoạn.

Thời lượng của các phiên này vẫn quan trọng, nhưng nó đóng vai trò ít quan trọng hơn so với Time blocking. Task Batching linh hoạt hơn và có thể phù hợp hơn với những cá nhân làm việc theo thời gian riêng của họ.

Lưu ý: Các kỹ thuật Task Batching và Time blocking có thể hoạt động tương tự nhau trong thực tế nếu bạn có quy trình làm việc được sắp xếp hợp lý.

Task Batching như một kỹ thuật năng suất giúp hoàn thành nhiều tác vụ hơn với ít căng thẳng về mặt tinh thần hơn. Nó loại bỏ thời gian mất đi do thường xuyên chuyển đổi giữa các hoạt động làm việc. Nó cũng giúp bạn vào trạng thái trôi chảy vì bạn tập trung vào một tác vụ duy nhất trong một thời gian dài.

Task Batching dễ triển khai. Vì nó không yêu cầu bất kỳ tính năng độc đáo nào, các ứng dụng cho phép bạn giới hạn thời gian trong ngày của mình cũng có thể giúp bạn nhóm tác vụ. Nếu bạn thích phương pháp công nghệ thấp, một cuốn nhật ký giấy cũng sẽ hoạt động tuyệt vời.

Task Batching giúp bạn tập trung và năng suất hơn như thế nào?

Việc dần đưa Task Batching vào quy trình làm việc trong vài tháng là một trải nghiệm bổ ích. Nó khiến bạn cảm thấy bớt lo lắng và choáng ngợp hơn, cũng như không phải quay lại với việc lên kế hoạch cho từng phút trong ngày làm việc của mình nữa.

Có hai cách chính để sử dụng Task Batching: Cách truyền thống, trong đó các tác vụ được nhóm thành những khối theo giờ trong một ngày duy nhất và theo chủ đề ngày, bao gồm việc chỉ định toàn bộ các ngày trong tuần cho những loại tác vụ cụ thể.

Task Batching truyền thống phù hợp hơn với lịch trình làm việc của một cá nhân điển hình, trong đó các tác vụ khác nhau phải được hoàn thành trước khi kết thúc ngày. Mặt khác, việc theo chủ đề ngày khó phù hợp với môi trường làm việc truyền thống và phù hợp hơn với những người tự kinh doanh hoặc các giám đốc điều hành cấp cao quan tâm đến bức tranh toàn cảnh hơn là việc điều hành doanh nghiệp hàng ngày.

Khi lập kế hoạch cho một ngày, hãy bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các tác vụ cần hoàn thành. Có thể sử dụng Microsoft To Do (đa nền tảng và hoạt động ngoại tuyến) nhưng có một số tùy chọn tuyệt vời khác để quản lý tác vụ.

Tại thời điểm này trong kế hoạch, thời gian không quan trọng bằng hoạt động thực tế. Khi đã có danh sách việc cần làm, bạn có thể chọn các nhiệm vụ liên quan đến quy trình tương tự và nhóm chúng thành những khối. Khối ở đây là tập hợp các nhiệm vụ cần thực hiện trong một khung thời gian.

Sử dụng Google Calendar để tạo và gắn nhãn các khối này, lên lịch chúng dưới dạng sự kiện trực tiếp trên lịch. Bạn có thể có tối đa 5 khối trong một ngày, cùng với các nhiệm vụ nhỏ không nằm trong bất kỳ khối nào.

Khung thời gian cần được xác định khi lập kế hoạch cho ngày, nhưng nó có thể cụ thể hoặc linh hoạt tùy theo sở thích của bạn trong thực tế.

Có một số nguyên tắc cần ghi nhớ khi sử dụng Task Batching trong lịch trình làm việc của bạn:

• Không bị gián đoạn: Điều rất quan trọng là tránh bị gián đoạn trong một khối thời gian, cho dù đó là một tác vụ khác trong lịch trình của bạn hay một hoạt động không được lên kế hoạch. Nếu có điều gì đó xảy ra khi bạn đang trong một khối thời gian, tốt hơn là nên ghi chú để thực hiện sau thay vì bỏ dở nhiệm vụ hiện tại.
• Nghỉ giải lao giữa các khối: Bạn nên nghỉ giải lao tương xứng sau một thời gian dài hoạt động. Kỹ thuật Pomodoro truyền thống không phù hợp với nhóm tác vụ, nhưng bạn có thể sửa đổi bằng cách thực hiện các phiên dài hơn, ví dụ, khối 90 phút tiếp theo là thời gian nghỉ 20 phút.
• Sắp xếp theo thứ tự ưu tiên: Không phải tất cả các nhiệm vụ khẩn cấp đều quan trọng và không phải tất cả những nhiệm vụ quan trọng đều khẩn cấp. Điều quan trọng là phải ưu tiên ngay cả khi bạn đang làm việc theo đợt. Hiểu những gì cần phải làm là phần thiết yếu nhất của việc lập lịch.

Khi nào thì Task Batching không phù hợp?

Task Batching không phù hợp với mọi tình huống. Phương pháp này hiệu quả nhất trong những môi trường ưu tiên sự tập trung và chú ý, do đó, phương pháp này không lý tưởng trong những trường hợp cần xử lý ngay các vấn đề khẩn cấp, chẳng hạn như dịch vụ khách hàng hoặc phản ứng khẩn cấp.

Ngoài ra, việc phân nhóm tác vụ có thể không hiệu quả đối với các tác vụ có sự nhạy cảm về thời gian cao vì phương pháp này ưu tiên quá trình hơn kết quả. Đối với các tác vụ đòi hỏi kết quả nhanh chóng, chẳng hạn như viết và nghiên cứu một bài báo, việc phân nhóm có thể làm bạn chậm lại.

Cuối cùng, khi làm việc theo nhóm, việc phân nhóm tác vụ có thể trở nên khó khăn vì khó có thể phối hợp lịch trình và ưu tiên trong một hệ thống nghiêm ngặt.

Việc phân nhóm tác vụ trong nhiều giờ có thể dẫn đến tình trạng mệt mỏi về mặt nhận thức và thậm chí là kiệt sức. Việc nghỉ giải lao giữa các block và nhận ra giới hạn của bản thân là rất quan trọng.

Mặc dù việc phân nhóm tác vụ không phù hợp với mọi quy trình công việc, nhưng đây là một kỹ thuật quản lý thời gian tuyệt vời có thể giúp tăng đáng kể năng suất và nếu sử dụng đúng cách, bạn sẽ cảm thấy hài lòng về những gì mình đã hoàn thành vào cuối ngày.