5 Kesilapan Biasa Semasa Menyandarkan E-mel

Anda mula menyandarkan e-mel anda selepas pemadaman tidak sengaja. Malangnya, bagaimanapun, orang sering membuat banyak kesilapan dalam proses ini. Jika anda menyandarkan e-mel anda secara sembarangan atau tidak sama sekali, kesilapan ini boleh meragut nyawa anda.

Jadual Kandungan

• 5. Menunggu terlalu lama antara sandaran
• 4. Sandarkan hanya folder yang dipilih
• 3. Tidak menyemak sama ada sandaran boleh dipulihkan
• 2. Bergantung pada satu lokasi sandaran
• 1. Jangan menyulitkan sandaran

5. Menunggu terlalu lama antara sandaran

Adalah mudah untuk menganggap e-mel anda selamat dalam peti masuk anda dan menangguhkan sandaran lebih lama daripada yang diperlukan. Tetapi keadaan boleh menjadi lebih teruk dalam masa yang sama. Contohnya, anda mungkin terkunci daripada akaun Google anda atau memadamkan satu atau lebih e-mel dan lampiran secara tidak sengaja. Malah, ramai orang berpendapat mereka boleh membuat sandaran setiap bulan sehingga mereka kehilangan keseluruhan urutan e-mel yang penting.

Nasib baik, anda boleh dengan mudah membiasakan diri menyandarkan e-mel anda setiap hari atau setiap minggu. Langkah-langkah untuk melakukan sandaran akan berbeza-beza bergantung pada pembekal e-mel anda. Walau bagaimanapun, untuk Gmail , salah satu penyedia e-mel yang paling popular, anda boleh menggunakan Google Takeout untuk mengeksport data anda. Anda kemudiannya boleh menyimpan data pada pemacu keras luaran, perkhidmatan awan atau lokasi lain yang serupa yang boleh anda akses dengan mudah.

4. Sandarkan hanya folder yang dipilih

Ia mungkin kelihatan seperti menyandarkan e-mel terpilih sahaja atau yang berada dalam folder tertentu adalah idea yang baik, tetapi kadangkala ini boleh menjadi bumerang. Butiran penting boleh hilang dalam e-mel di tempat yang anda tidak fikir untuk membuat sandaran, seperti Promosi atau Folder Dihantar.

Sudah tentu, hanya anda yang boleh memutuskan perkara yang patut disandarkan. Tetapi satu peraturan yang perlu anda ikuti ialah membuat sandaran data penting dua kali (sekali dalam awan dan sekali secara tempatan), manakala perkara yang tidak begitu penting harus disandarkan sekali sahaja. Anda juga boleh memilih untuk menyandarkan semua fail anda yang lebih besar dua kali kerana ini selalunya yang paling sukar untuk dipulihkan jika hilang. Lampiran seperti kontrak dan dokumen berbilang halaman, khususnya, harus diutamakan supaya anda sentiasa boleh mengaksesnya.

3. Tidak menyemak sama ada sandaran boleh dipulihkan

Apabila anda mula membuat sandaran data anda, anda tidak akan menyedari bahawa fail anda dieksport dengan tidak betul. Anda menganggap anda telah memuat turun fail dan ia sedia untuk disandarkan ke lokasi storan anda. Anda hanya menyedari ada sesuatu yang tidak kena apabila anda cuba memulihkan beberapa e-mel di dalamnya.

Jika anda bernasib baik, anda mungkin mengetahui ralat ini agak awal dan tidak kehilangan sebarang data penting. Jadi, jika anda baru membuat sandaran e-mel anda, pastikan anda menguji sama ada anda boleh memulihkan data anda dari semasa ke semasa. Buka kandungan fail sandaran dan semak sama ada semuanya dimuatkan dengan betul dan anda boleh mengakses semua data anda.

2. Bergantung pada satu lokasi sandaran

Bergantung pada satu kaedah sandaran boleh membawa bencana. Fikirkan perkara ini: Apakah yang akan anda lakukan jika semua sandaran anda disimpan pada komputer riba anda dan komputer riba itu tiba-tiba ranap atau hilang? Itulah jenis situasi yang anda tidak mahu temui diri anda, terutamanya apabila anda sebenarnya perlu mendapatkan semula e-mel lama.

Malah lokasi storan yang paling selamat boleh gagal. Sebagai contoh, cakera keras boleh gagal, manakala perkhidmatan awan boleh digodam. Itulah sebabnya lebih baik untuk mempunyai sandaran di sekurang-kurangnya beberapa tempat yang berbeza. Sebaik-baiknya anda mahu satu menjadi lokasi fizikal dan satu lagi menjadi perkhidmatan awan. Anda juga boleh menggunakan peraturan 3-2-1, yang pada asasnya bermaksud:

• Anda membuat 3 salinan semua e-mel dan lampiran penting secara berkala.
• Anda memilih 2 jenis lokasi storan untuk meminimumkan kemungkinan kehilangan data akibat kegagalan perkakasan atau sebarang isu akaun/sambungan.
• Akhir sekali, salinan data anda mesti dihantar ke lokasi fizikal luar tapak.

1. Jangan menyulitkan sandaran

Sebarang jenis data yang anda sandarkan hendaklah disulitkan untuk melindungi daripada akses tanpa kebenaran. Ramai orang suka membuat perkara mudah, jadi mereka membiarkan sandaran e-mel mereka tidak disulitkan untuk masa yang paling lama. Tetapi jika anda berurusan dengan maklumat sensitif, ini bukan sesuatu yang perlu anda tangguhkan. Ini mungkin kelihatan seperti langkah yang tidak perlu, tetapi ia boleh membantu melindungi data anda dengan sangat baik jika seseorang cuba mengakses fail anda.

Jika anda memutuskan untuk menyulitkan data anda, pastikan anda menyimpan kunci penyulitan anda di tempat yang selamat dan asingkan daripada sandaran anda supaya anda tidak kehilangannya. Ingat bahawa tanpa kunci, data anda sama baiknya dengan hilang.

Ramai orang pernah berfikir bahawa mereka tidak perlu menyandarkan e-mel mereka kerana mereka selamat dalam peti masuk mereka dan mereka tidak mahu merumitkan perkara untuk diri mereka sendiri. Hanya apabila anda mula membuat sandaran e-mel anda barulah anda sedar ia sebenarnya tidak begitu sukar. Ketenangan fikiran yang datang daripada mengetahui anda boleh mengakses mana-mana e-mel atau lampiran pada bila-bila masa adalah berbaloi dengan usaha. Jika anda telah menangguhkan sandaran e-mel anda atau mana-mana data lain, biasakan diri anda dengan petua sandaran yang pantas disediakan ini untuk membantu anda berada di landasan yang betul.