3 Cara Kegemaran untuk Menggunakan Copilot dalam Outlook

Microsoft Copilot ialah alat berkuasa yang meningkatkan produktiviti merentas produk Microsoft 365, termasuk Outlook. Copilot dalam Outlook menyediakan beberapa keupayaan untuk mengurus mel dan mempromosikan komunikasi yang berkesan. Berikut ialah tiga cara yang berguna untuk kekal di atas peti masuk anda.

Nota : Copilot dalam Outlook (dan aplikasi Microsoft 365 lain) memerlukan lesen Copilot—sama ada lesen Microsoft 365 Copilot yang dikeluarkan oleh organisasi anda atau langganan Copilot Pro melalui akaun Microsoft peribadi anda (yang berharga $20/bulan).

1. Ringkaskan urutan e-mel yang panjang

Urutan e-mel yang panjang dengan cepat boleh menjadi huru-hara, menjadikannya sukar untuk menjejaki butiran penting. Copilot dalam Outlook membantu anda mengekstrak butiran penting dan titik tindakan dengan cepat daripada urutan e-mel yang panjang (juga dikenali sebagai perbualan) dengan lancar. Alat ini boleh mengekstrak perkara penting dengan mudah daripada berbilang mesej dan meringkaskan perbualan yang panjang untuk melihat, sebagai contoh, keputusan yang dibuat untuk item projek yang sedang dibincangkan.

Untuk melakukan ini, pilih perbualan e-mel dalam Outlook dan pilih Ringkasan oleh Copilot di bahagian atas utas e-mel. Copilot akan mengimbas urutan dan menjana ringkasan untuk anda di bahagian atas e-mel.

Dalam tangkapan skrin di bawah, Copilot mencipta ringkasan daripada urutan e-mel dengan pengurus sokongan, menyerlahkan perkara utama perbincangan selepas permintaan perkhidmatan dibuat dan langkah seterusnya.

2. Draf e-mel seperti profesional

Copilot boleh membantu anda mengarang e-mel baharu atau membalas perbualan sedia ada — cuma berikan gesaan ringkas untuk menjelaskan keperluan anda dan AI akan membantu anda mencari perkataan yang betul. Sebaik sahaja anda mempunyai draf, anda boleh melaraskan panjang dan ton draf anda agar sesuai dengan gaya anda.

Berikut ialah cara untuk mengarang e-mel Outlook menggunakan Copilot:

• Apabila mengarang e-mel baharu, pilih ikon Copilot daripada bar alat.
• Pilih Draf dengan Copilot daripada menu lungsur.
• Dalam kotak Copilot, masukkan gesaan anda dan gunakan ikon pilihan Penjanaan untuk menentukan panjang dan nada yang anda inginkan.
• Apabila selesai, pilih Jana dan Copilot akan mendraf kandungan untuk anda.
• Jika tidak seperti yang dikehendaki, pilih Jana semula draf .
• Setelah anda berpuas hati dengan hasilnya, pilih Simpan .

Harap maklum bahawa Copilot boleh membuat berbilang draf e-mel yang sama, setiap satu dengan nada dan panjang yang berbeza. Sebagai contoh, anda boleh meminta Copilot dalam Outlook untuk menjadikan e-mel lebih formal atau kasual, lebih panjang atau lebih pendek. Anda boleh menggunakan anak panah untuk menavigasi setiap draf.

Setelah selesai, anda boleh mengedit draf seperti yang diperlukan untuk mengisi atau membetulkan maklumat yang berkaitan dan menghantar e-mel.

3. Kekalkan kejelasan dan nada yang konsisten sepanjang e-mel anda

Jika anda pernah bergelut sama ada e-mel anda relevan atau tidak, ciri bimbingan e-mel Copilot akan menjadi penyelamat. Selain sokongan penyuntingan e-mel, Copilot dalam Outlook membantu anda mengarang e-mel dengan lebih cekap dengan bimbingan e-mel. Ia menganalisis draf e-mel anda dan membuat cadangan untuk meningkatkan nada, sentimen dan kejelasan supaya anda boleh menyampaikan mesej anda dengan cara yang terbaik.

Daripada ikon Copilot pada bar alat, pilih Coaching by Copilot daripada menu lungsur. Copilot akan menjana laporan kecil dengan penemuannya dan membuat cadangan untuk komunikasi yang lebih berkesan. Ia akan melaporkan sama ada draf e-mel mempunyai nada mesra, ikhlas, bersemangat, minta maaf, dsb. dan mencadangkan sama ada draf itu boleh menjadi lebih positif atau lebih langsung atau sesuatu seperti itu. Copilot juga menyemak kejelasan e-mel dan membuat cadangan untuk penambahbaikan. Jika anda menyukai mana-mana cadangan, anda boleh menambahkan maklum balas anda pada draf sebelum menghantarnya.

Nota : Copilot hanya tersedia dalam Outlook "baharu" untuk web, Outlook Online dan Outlook untuk Windows. Selain itu, selain daripada akaun kerja atau sekolah, Copilot dalam Outlook hanya menyokong akaun Microsoft yang menggunakan alamat e-mel outlook.com, hotmail.com, live.com dan msn.com, bukan alamat e-mel pihak ketiga, seperti Gmail.

Copilot dalam Outlook bukan sahaja memudahkan untuk mengatasi halangan mental untuk memulakan atau meneruskan perbualan e-mel, tetapi ia juga membantu meningkatkan komunikasi e-mel anda. Copilot dalam Outlook juga menawarkan beberapa ciri lain, seperti keupayaan untuk membuat jemputan mesyuarat dengan cepat daripada perbincangan e-mel. Walau bagaimanapun, ciri ini hanya tersedia jika anda mempunyai lesen Microsoft 365 Copilot (Work).